Sie sind Leiter eines besonders heiklen Projekts der Bundesverwaltungsreform – die Optimierung des HR-Managements. Welches sind die wichtigsten Stossrichtungen dieses Querschnittsprojektes?

Beim Projekt „Optimierung des HR-Managements“ geht es gleich um mehrere Dinge: Erstens um eine Teilrevision des Bundespersonalgesetzes, die zu Vereinfachungen im Personalrecht führen soll. Zweitens geht es um die Fokussierung des Ausbildungsangebots EPA, drittens um die Optimierung von Personalprozessen und Abläufen, das heisst Klärung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen auf den Stufen Bund – vertreten durch das EPA –, Departemente und Amt. Und als sehr wichtiger Teil – viertens – geht es um die Klärung der Frage, welche Aufgaben im HR-Bereich die Personalfachleute wahrnehmen müssen und welche Teil der Personenführung durch die Linie sind.

Daneben sind bei uns aber noch andere, sehr wichtige Projekte am Laufen. Beispielsweise die Konzeption eines neuen Lohnsystems, der Wechsel ins Beitragsprimat und natürlich der Umgang mit der demografischen Entwicklung in der Bundesverwaltung.

Diesen Projekten liegt eine Vision für das HR zugrunde. Sie zeigt uns den gewünschten Entwicklungspfad der Bundesverwaltung als Arbeitgeberin an.

Welche Änderungen werden mit REF im Personalbereich angestrebt?

Alles in allem soll die Verwaltungsreform im Personalbereich zu einem professionelleren, effizienteren und wirksameren HR-Management führen. Indem wir Aufgaben und Kompetenzen klären, Doppelspurigkeiten eliminieren und ein einheitliches Rollenverständnis zwischen den HR-Profis und den Führungskräften erarbeiten und umsetzen, können wir auch zur Senkung des Personalquotienten beitragen, die der Bundesrat Ende November 2006 für die Bundesverwaltung beschlossen hat. 

Wie ist der aktuelle Stand der Umsetzung?

Die Arbeiten in den verschiedenen Projekten verlaufen plangemäss. Um über die einzelnen Projektgrenzen hinaus eine möglichst optimale Abstimmung von Inhalten und Meilensteinen sicherzustellen, haben wir eine Programmorganisation ins Leben gerufen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist daneben auch die Zusammenarbeit mit den Departementen. Denn unser Ziel sind möglichst tragfähige Lösungen. Und die können wir nur erarbeiten, wenn wir die Betroffenen zu Akteuren und Beteiligten machen. Dasselbe gilt nicht zuletzt auch für die Kontakte und die Zusammenarbeit mit den Personalverbänden.

Wo stossen Sie auf Widerstände oder Reformängste?

Die Projekte sind für das Bundespersonal mit vielen Veränderungen verbunden. Eine gewisse Verunsicherung der Mitarbeitenden ist deshalb Tatsache und kann nicht von der Hand gewiesen werden. Bei älteren Mitarbeitenden ist vor allem der Wechsel ins Beitragsprimat derzeit zentral und noch mit vielen Fragen verbunden. Gewisse Ängste haben vermutlich auch die einseitigen Medienberichte über das Projekt Lohnbandsystem ausgelöst, die auf der Basis von inoffiziellen, unvollständigen und teilweise tendenziösen Vorinformationen entstanden sind.

Wie kann man das HR effektiver und effizienter ausgestalten?

Beispielsweise indem man im Personalwesen personalrechtliche Vorgaben vereinfacht, Prozesse optimiert, Schnittstellen zwischen den Ebenen Bund, Departement und Amt klärt, aber auch indem wir Doppelspurigkeiten in der Aufgabenerfüllung eliminieren. Zu einer Steigerung der Effizienz wird auch die Aufgabenklärung zwischen den HR-Profis und den Führungskräften führen.

Heisst effizienter auch schlanker? Stichwort HR-Quotient

Bis zu einem gewissen Grad ganz klar. Aber den Optimierungsmassnahmen sind natürlich auch Grenzen gesetzt. Das HR muss nach der laufenden Schlankheitskur fit sein, fitter als vorher. Aber es darf nicht abgemagert sein und an wertvoller Substanz verloren haben. Denn die ist für ein erfolgreiches und professionelles HR auch in Zukunft nötig.

Immer wieder wird von einer Tendenz zur Departementalisierung gesprochen. Wieviel Departementalisierung darf sein?

So viel wie möglich und sinnvoll ist. Mit dem Bundespersonalgesetz wurde der Handlungsspielraum der Departemente und Aemter bereits ausgebaut. Dies, damit sie ihren spezifischen Bedürfnissen möglichst gut und nahe bei den Mitarbeitenden Rechnung tragen können. Schwierig und fraglich wird die Departementalisierung aber dort, wo sie zu Mehrkosten führt oder sich die Bereiche innerhalb der Bundesverwaltung als Arbeitgeber über Mass konkurrenzieren.

Sind unterschiedliche Kulturen im Führungsverständnis eine Schwierigkeit für die Bundesverwaltung?

Diese unterschiedlichen Kulturen sind natürlicher Ausdruck der Heterogenität der Bundesverwaltung. Jedes Departement und sogar jedes Bundesamt hat eine eigene Kultur, die einerseits durch die zu lösende Aufgabe – wie zum Beispiel im Bereich der Landwirtschaft, Bildung oder Aussenbeziehungen – und sodann auch durch das Führungsverständnis der Chefs und Chefinnen beeinflusst und geprägt wird. Mit Kaderanlässen werden wir versuchen, grundlegende gemeinsame Werte im Führungsverständnis der Verwaltung zu vermitteln und so eine gewisse Vereinheitlichung zu erreichen. Die Klärung des Rollenverständnisses zwischen HR-Profis und Führungskräften wird diese Bemühungen unterstützen.

Sie haben kürzlich über die das neue Rollenverständnis des HRM gesprochen. Dabei forderten Sie von der Linie mehr Personalführungsaufgaben. Welche Überlegungen stehen dahinter?

Wir möchten mit dem neuen Rollenverständnis in die Verantwortung der Führungskräfte geben, was in die Verantwortung der Führungskräfte gehört. Und das ist zum Beispiel ganz klar die Führung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Personenführung ist nicht Kernaufgabe der HR-Fachleute. Diese stehen den Vorgesetzten vielmehr beratend zur Seite. Dies kann etwa der Fall sein bei der Ausgestaltung besonderer Vertragsverhältnisse, bei der Festlegung von Ausbildungsmassnahmen oder bei der strategischen Ressourcenplanung.

Wie zweckmässig betrachten Sie die Organisationsform der Shared Services Center?

Ich finde sie zweckmässig und sinnvoll. Ziel eines Shared Services Centers ist, durch die Konzentration und Standardisierung von Aufgaben die Effizienz, Effektivität und auch Professionalität der Aufgabenerfüllung zu steigern. Erfolgt die Konzentration von Aufgaben sinnvoll, führt sie auch immer zu einer Entlastung der Mitarbeitenden. Ein Shared Services Center verlangt jedoch sowohl von den Mitarbeitenden wie auch von der Organisation, Bereitschaft und Mut zur Überwindung tradierter Arbeits- und Organisationsformen. Ein kundenorientiertes Shared Services Center, welches professionell arbeitet, kann dem HR-Bereich aber letztlich nur nützen.

Was wird sich im Bereich der Löhne ändern?

Das Projekt Lohnbandsystem ist am Laufen. Der Bundesrat hat Ende November 2006 von den damaligen Projektarbeiten Kenntnis genommen. Im jetzigen Zeitpunkt ist sicher, dass die derzeit 38 Lohnklassen der Bundesverwaltung in Lohnbändern zusammengefasst werden. Mit dieser Massnahme kann der Handlungsspielraum der Linie bei der Lohnfestsetzung und Lohnentwicklung vergrössert werden. Wie das neue Lohnsystem dann konkret und im Detail ausgestaltet sein wird, wird in den nächsten Wochen und Monaten erarbeitet. In diesen Prozess sind natürlich auch die Personalverbände eingebunden.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit den Personalverbänden?

Beide Parteien sind an einer guten Zusammenarbeit interessiert. Das ist spürbar. Dass die Interessen teilweise natürlich etwas auseinanderdriften und mit unterschiedlichen Massnahmen bekannt gemacht und verteidigt werden, gehört zu einer gelebten Sozialpartnerschaft.

Wie empfinden Sie die allgemeine Stimmungslage im EPA. Ist eine Motivation zur Reform zu spüren?

Ich persönlich beurteile die Stimmungslage im EPA als recht gut. Meine Mitarbeitenden haben sehr intensive Monate hinter sich. Wir haben die Zukunftsfragen noch nicht alle beantworten können. Deshalb sind meine Leute teilweise auch noch verunsichert. Aber jeder Monat, der vor uns liegt, wird zur Klärung und Beruhigung der Situation beitragen. Beeindruckend ist für mich immer wieder, mit welchem Engagement meine Mitarbeitenden trotz der schwierigen Umstände innerhalb des Amtes und der Bundesverwaltung arbeiten.

Ist die Bundesverwaltung noch eine attraktive Arbeitgeberin?

Ja. Ganz klar. Trotz aller Veränderungen. Welcher Arbeitgeber kann so unterschiedliche und interessante Aufgaben anbieten wie die Bundesverwaltung? Wo können Leute täglich an der Zukunft der Schweiz mitarbeiten? Die Bundesverwaltung und ihre Mitarbeitenden werden zu häufig „unter Wert verkauft“. Und daran müssen wir – neben all den personalpolitisch wichtigen Projekten – auch arbeiten. Wir müssen die Bundesverwaltung auf dem schweizerischen Arbeitsmarkt als das positionieren, was sie ist: Eine interessante, moderne Arbeitgeberin und Dienstleisterin, die Perspektiven und Werte bietet und die Schweiz von morgen mitgestaltet.

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Interview mit:

Juan F. Gut, Direktor des Eidgenössischen Personalamtes EPA

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Das Interview wurde geführt von:

Aline Stoll, Webmasterin der SGVW-Wissensplattform