Ob Ausbildung, Jobwechsel oder grosse Liebe: 433 500 Personen packten 2009 in der Schweiz ihre Siebensachen und bezogen hierzulande eine neue Wohnung oder ein neues Haus. Findet der Umzug statt, sind die Einwohnerdienste gefragt: Die Wegzugsgemeinde meldet der Zuzugsgemeinde per Brief, ab welchem Datum und an welcher Adresse besagte Person oder Familie hinzuziehen gedenkt. Doch nicht immer erfolgt diese Mitteilung – und nicht immer ist sie korrekt. «Gelegentlich melden sich Personen zwar ab und geben auch einen neuen Wohnsitz an, ohne diesen dann aber tatsächlich zu beziehen», bringt Thomas Peterer ein wichtiges Problem der Gemeinden auf den Punkt. Peterer ist verantwortlich für das Produkt NEST bei der St. Galler Firma InnoSolv AG, die in ihrer Softwarelösung ein System entwickelt hat, das den elektronischen Datenaustausch zwischen den Einwohnerbehörden erlaubt.

Korrekturen leicht gemacht

Basis des Systems ist die IKT-Plattform Secure Data Exchange (Sedex). Voraussetzung ist, dass die Softwarelösung der Gemeinde den Standard eCH-0093 unterstützt. Kommt es zu einem Wegzug aus einer mit Sedex ausgerüsteten Gemeinde, checkt das System automatisch, ob die Zuzugsadresse in einer Gemeinde liegt, die ebenfalls Systemteilnehmerin ist. Im positiven Fall geht dann die Umzugsmeldung elektronisch in Form eines XML-Files an das Bevölkerungsregister der Zuzugsgemeinde und erscheint als Aktivität im Citizen Relationship Management (CRM). Die Zuzugsgemeinde wiederum bestätigt der Wegzugsgemeinde automatisch den Empfang des XML-Dokuments. Zudem kann die Einwohnerbehörde der Zuzugsgemeinde Korrekturen und Ergänzungen wie zum Beispiel eine korrigierte Wohnadresse im neuen Datensatz anbringen, die ebenfalls automatisch an die Wegzugsgemeinde gemeldet werden. Diese elektronische Rückkoppelung stellt sicher, dass Post wie etwa eine Steuerrechnung korrekt nachgeschickt werden kann. Trifft hingegen bei einer ans System angeschlossenen Gemeinde ein XML-File ein, ohne dass sich die Person dann auch tatsächlich als Neuzuzüger in der Gemeindekanzlei meldet, schickt die vermeintliche Zuzugsgemeinde die Meldung mit einem entsprechenden Hinweis wieder zurück, sodass die Wegzugsgemeinde der fehlerhaften Abmeldung auf den Grund gehen kann.

Umzugsmeldung in Echtzeit

Das Verfahren ist dank dem Einsatz von eCH-Standards herstellerunabhängig, das heisst, es funktioniert auch zwischen Gemeinden mit unterschiedlichen Softwarelösungen. Das System hat laut Peterer mehrere Vorteile: «Sehr wichtig ist, dass die Kommunikation medienbruchfrei erfolgt, also nicht elektronisch erfasste Daten ausgedruckt, per Post verschickt und von einer anderen Person erneut erfasst werden müssen. Das eliminiert eine wichtige Quelle für Tippfehler.» Ein Plus sei auch, dass die Datenübermittlung automatisch erfolge. Denn immer wieder komme es beim alten postalischen Verfahren vor, dass eine Zuzugsgemeinde nicht benachrichtigt werde oder umgekehrt keine Rückmeldung erfolge, wenn ein angekündigter Zuzüger nicht auftauche. Zudem erfolge beim neuen elektronischen System die Meldung nicht wie bisher erst nach einigen Tagen, sondern benötige bloss einige Sekunden. Inzwischen sind per 9. März 2011 104 Gemeinden an den digitalen Austausch angeschlossen, das Bundesamt für Statistik (BFS) führt sie einzeln auf (siehe Link). 93 davon sind operativ und ausnahmslos der Standardsoftwarelösung für Gemeinden und Städte NEST angeschlossen. Weil viele Umzüge regional erfolgen, ist es sinnvoll, wenn benachbarte Gemeinden die Systemumstellung möglichst als Gruppe organisieren. Mittelfristig führe an der elektronischen Zuzugs- und Wegzugsmeldung kein Weg vorbei, ist Peterer überzeugt. So rechnet er damit, dass bis Ende 2012 sämtliche 360 NEST-Gemeinden mit ihren 1,6 Mio. Einwohnerinnen und Einwohnern umgestellt sein werden. Dieses Datum ist nicht willkürlich gewählt: Per Anfang 2013 will das BFS Zivilstandsmeldungen nur noch elektronisch verarbeiten, eine Vorgabe, welche die NEST-Gemeinden schon seit einem Jahr erfüllen. Peterer: «Das System ist an die schweizerischen Gegebenheiten angepasst: Es verhilft zu mehr Qualität und entlastet die Einwohnerkontrolle, belässt den Beteiligten dabei aber ihre Unabhängigkeit und den Gemeinden ihre Datenhoheit.»

Gemeinde muss Datensatz freischalten

Die Erfahrung der Gemeinden mit dem Tool ist zwar erst wenige Wochen alt, aber durchaus positiv. In der Schwyzer Gemeinde Illgau etwa hatte man vergessen, dass die Applikation aufgeschaltet wird – und wurde überrascht, als eine Bürgerin, die sich in der ebenfalls angeschlossenen Gemeinde Muotathal als Wochenendaufenthalterin anmeldete, im System plötzlich als Abgang vermerkt wurde. Gewöhnungsbedürftig war für Gemeindeschreiberin Luzia Bürgler auch, dass ein Neugeborenes bereits erfasst war, als sie aufgrund der Papiermeldung des Zivilstandsamts Schwyz ihre Mitarbeiterin damit beauftragen wollte. «Zuerst konnte ich nicht glauben, dass das Kind schon im System ist», erzählt Bürgler. Immerhin brauchte es noch den Akt des Freischaltens. Bei vielleicht zwei Dutzend Zu- und Wegzügen jährlich ist der Zeitgewinn in Illgau minimal. «Aber wir können Fehler bei der Eingabe vermeiden», betont Bürgler. Zudem sei gerade in grösseren Gemeinden und in den Städten ein Problem, dass sich Einwohner bewusst nicht anmeldeten – und so weder Steuern noch Krankenkassenprämien bezahlten. Erst beim nächsten amtlichen Kontakt wird offensichtlich, dass sie diese Bürgerpflichten unterschlagen haben, wobei das Inkasso häufig schwierig ist.

Die Umstellung kommt so oder so

Auch in der Gemeinde Schwyz (14 500 Einwohnerinnen und Einwohner, im Jahr 2010 insgesamt 1650 Zu- und Wegzüge, 680 Zivilstandsmeldungen) läuft der Pilotversuch seit Anfang Februar. Verschwindende 0,3 Prozent der Zu- und Wegzüge erfolgen seither elektronisch, da sich an diesem Pilotprojekt zurzeit nur die 15 NEST-Gemeinden des Rechenzentrums Einsiedeln beteiligen. Doch das Potenzial sei gross, ist Rita Horat, Leiterin des Einwohneramts, überzeugt. Denn mittelfristig werde vermutlich vermehrt auf den elektronischen Datenaustausch umgestellt: «Das Registerharmonisierungsgesetz verlangt bereits heute von den Gemeinden, dass die Meldung der Personendaten für die Quartalsstatistiken elektronisch an das BFS zu erfolgen hat. Die Basis für den elektronischen Datenaustausch auch innerhalb der Gemeinden ist also bereits vorhanden.» Als Teilnehmergemeinde des Pilotversuchs bezahlt Schwyz nur 50 Prozent der Dienstleistungen, wobei als wiederkehrende Kosten eine jährliche, einwohnerabhängige Lizenzgebühr und eine Wartungsgebühr fällig werden. Die Instruktion beschränkte sich auf telefonische Information, die Installation war in einem halben Tag abgeschlossen. Die Investitionen wögen die Vorteile auf, erklärt Horat. So werden die Datensätze schnell überspielt, Fehler durch die manuelle Eingabe vermieden, das System erlaubt eine aktuelle Pendenzen- respektive Verarbeitungskontrolle, und sobald es umfassend greift, sinken die Kosten durch Ausdrucke, Kuvertierung und Frankierung. Das System sei auch vielfältig ausbaubar für diverse Meldungen von anderen Behörden. Stellenprozente werde man wohl kaum einsparen, glaubt auch Horat. Doch die Qualität der Adressstamms werde steigen, der Datenverlust sinken. Denkbar, aber aktuell noch Zukunftsmusik, ist die Onlinemeldung respektive –abmeldung der Bevölkerung. Horat: «Heute ist es noch immer Pflicht, dass Wegzüger und Zuzüger persönlich bei der Gemeindekanzlei vorbeikommen und ihren Heimatschein hinterlegen.»

Weitere Tools in Vorbereitung

Schon in den nächsten Monaten bietet InnoSolv den NEST-Gemeinden weitere Applikationen an oder bereitet deren Implementierung vor. So wird sich der Wechsel bei der Ausländerbewilligung, also im Zentralen Migrationssystem (Zemis), wie sie das Bundesamt für Migration (BFM) jeweils verordnet, in Zukunft elektronisch statt auf Papier abwickeln lassen. Ein entsprechendes Pilotprojekt mit dem BFM und der NEST-Gemeinde Ostermundigen ist im Gang. Schliesslich soll im Lauf dieses Jahres die elektronische Vermietermeldung möglich werden. In den meisten Kantonen erfolgt diese Meldung heute noch in Papierform. In einem ersten Schritt sollen grosse Vermieter von der elektronischen Meldemöglichkeit profitieren können. Mittelfristig schwebt Thomas Peterer von der InnoSolv AG ein Portal vor, in dem sich auch Vermieter von nur einem Mehrfamilienhaus einloggen und ihre Mieterwechsel elektronisch melden können. Mittelfristig möglich wird auch eine elektronische Version des Heimatscheins, denn elektronische Abfragen in Infostar werden gemäss Aussagen des Bundesamt für Justiz im Rahmen des Projektes eMISTAR II voraussichtlich im Jahr 2014 möglich sein. Somit müssten beim Umzug keine physischen Dokumente mehr zugestellt werden.

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Zum Autor:
Pieter Poldervaart, Freier Journalist

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Quelle: Die «Schweizer Gemeinde» ist das offizielle Informationsorgan des Schweizerischen Gemeindeverbandes.

Originalartikel auf chgemeinden.ch