Die für die Gemeindeführung relevanten Daten werden heute in einer Vielzahl von Applikationen und Systemen verwaltet. Ähnlich wie in einem Cockpit im Flugzeug können solche Daten in einem Gemeindecockpit zusammengezogen werden. Dank der Webtechnologie steht das Gemeindecockpit den Entscheidungsträgern sowohl am Arbeitsplatz wie zu Hause für die Sitzungsvorbereitung des Gemeinderates zur Verfügung. Durch die Ausrichtung der Cockpits an den strategischen Zielen wird der Gemeinderat bei der Umsetzung seiner Strategie wirksam unterstützt.

Bessere Führung per Mausklick

Die Führung einer Gemeinde ist komplex. Die Zielgruppen, die zufrieden gestellt werden müssen, sind heterogen. Das Cockpit erleichtert und verbessert die Führungsarbeit in den Gemeinden, da entscheidungsrelevante Informationen mit geringerem Aufwand und ortsunabhängig bereitgestellt werden. Es unterstützt qualitativ bessere Entscheide zu treffen, die Führung allgemein zu straffen und gleichzeitig gegenüber der Öffentlichkeit mehr Transparenz zu schaffen. 

Das Cockpit erlaubt es, mögliche Synergien, Abhängigkeiten oder Zielkonflikte zwischen verschiedenen Vorhaben frühzeitig zu erkennen. Es leistet somit einen Beitrag, die wachsende Komplexität der zu erfüllenden Aufgaben auf Gemeindeebene zu überblicken.

Führungsprozesse werden effizient durch optimierte und strukturierte Darstellungen der Informationen unterstützt. Gewährleistet wird dies unter anderem durch interaktive Tabellen und Graphiken, georeferenzierte Abbildungen, Reports sowie einem integrierten Projektmanagement-Modul. 

Budgetabweichungen können beispielsweise mit wenigen Klicks bis auf ein einzelnes Konto hinunter analysiert werden. Finanzkennzahlen werden automatisch berechnet und mit den Zielwerten verglichen. Einwohnerdaten geben Aufschluss über die Veränderungen der Bevölkerungsstruktur. In Kommentaren können Probleme identifiziert und ein entsprechender Handlungsbedarf festgehalten werden. Der Stand der Umsetzung der daraus abgeleiteten Massnahmen kann ebenfalls im Cockpit visualisiert werden.

Voraussetzungen eines Cockpits

Damit das Cockpit effektiv eingesetzt werden kann, bedarf es einer klaren kommunalen Strategie, deren Indikatoren definiert werden müssen, um eine Überprüfung zu ermöglichen. Diese Strategie kann nur die Gemeinde selbst vorgeben. Das Cockpit wird auf Basis dieser Strategie und der damit verbundenen Ziele aufgebaut. Sprich, die Motivation zur Innovation muss vorhanden sein und es müssen entsprechende Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. 

Während der laufenden F&E-Projektphase werden regelmässig Workshops und Umfragen durchgeführt; der Austausch zwischen den Gemeinden und der Hochschule ist ein wichtiger Faktor, um den entsprechenden Anforderungen gerecht zu werden und die Gemeinden auf mögliche Optionen zu sensibilisieren. Meilensteine und anforderungsorientierte Fragestellungen werden ausdiskutiert und ins Cockpit integriert. Das Cockpit muss möglichst einfach in der Bedienung sein, die Komplexität auf ein Minimum reduziert werden.

Beim Datenimport in das Cockpit werden standardisierte Schnittstellen, die auch auf Bundesebene Verwendung finden, benutzt. Da diese Schnittstellen in den Gemeindeapplikationen implementiert werden, können die Daten weitgehend automatisiert ins Cockpit übertragen werden. Dies ermöglicht eine Erweiterung der Datenanalyse und reduziert die manuelle Datenpflege. 

Das Instrument ermöglicht eine neue Dimension der Datenauswertung. Gute Anwenderkenntnisse sind dafür Voraussetzung. Um den hohen Datenschutzanforderungen gerecht und in naher Zukunft zertifiziert zu werden, wird ein mehrstufiges Berechtigungskonzept implementiert.

Folgende Abbildung beschreibt den Managementprozess mit einer Analysephase, Vision-/Strategieentwicklungsphase, Umsetzungsphase und dem Controlling.

In der mittleren Spalte sind die für jede Phase dazugehörenden Instrumente aufgeführt, die in den Gemeinden benutzt werden. Ganz rechts dann die Einsatzmöglichkeiten des Cockpits:

1.     Ganz allgemein kann es der Lagebeurteilung dienen, also Entscheidungsgrundlagen zu einem bestimmten Thema liefern.

2.     Zweitens überprüft es auf der strategischen Ebene, ob die festgelegten Ziele erreicht werden oder ob man sich zumindest in die gewünschte Richtung entwickelt = strategische Indikatoren. Sie beantworten die Frage «Tun wir die richtigen Dinge?» = Effektivität.

3.     Das Cockpit hilft auch auf der Umsetzungsebene, Massnahmen und Projekte auf ihre Effizienz zu überprüfen. «Tun wir die Dinge richtig?»

Somit sollte für die Gemeinden durch den Einsatz des Cockpits (aus Sicht des Managements) folgender Gewinn entstehen:

·          Verbesserung der Wirksamkeit und Kosteneffizienz in der Führung der Gemeinde

·          Erkennung und Vermeidung widersprüchlicher Zielsetzungen

·          Verbesserung der Frühwarnsysteme

Aktueller Nutzen und Wirkungen 

In der ersten Phase des F&E-Projektes wurde allen Pilotgemeinden ein einfaches Cockpit zur Verfügung gestellt und ihnen somit die Möglichkeit gegeben, sich vertiefter mit dem Instrument auseinanderzusetzen. Für den erfolgreichen Einsatz von Cockpits ist es entscheidend, die kommunalen Ziele in Form von messbaren Indikatoren festzulegen und klare Führungsprozesse zu definieren.

Dank der durchgeführten Workshops etablierte sich ein Netzwerk der Projektmitglieder und es entstand eine interessante Eigendynamik: Gedanken wurden ausgetauscht, Anwendungsmöglichkeiten besprochen, strategische Modelle hinterfragt, sowie neue Strategieprogramme mit der Unterstützung der Westschweizer Fachhochschule entwickelt. 

Das Verständnis der Gemeindeprozesse, in anderen Worten, wer, was, wie, wann benötigt, bedarf einer umfassenden Anforderungsanalyse und trägt zur Entwicklung einer zweckgemässen Cockpit-Umgebung bei. Die Pilotgemeinde Wohlen bei Bern z.B. verwendet schon mehrere Jahre erfolgreich ein Cockpit. Dank dieser Erfahrung und der Überzeugung eine grössere Kontinuität in der Gemeindeführung zu erreichen, ist das Gemeindecockpit zu einem festen Bestandteil der Führungsarbeit geworden.

Herausforderungen der Zukunft und Visionen

Sinnvoll eingesetzte Gemeindecockpits werden zu einer Versachlichung von Entscheidungen auf kommunaler Ebene beitragen. Dazu müssen sie laufend den aktuellen Anforderungen von Politik und Verwaltung angepasst werden. Das stellt einige Anforderungen an die Systemverantwortlichen und  die Benutzer. Die Herausforderung für die Gemeinden besteht nicht darin, ein solches System zu beschaffen sondern damit zu arbeiten. In vielen Gemeinden wird die strategische Führung noch zu wenig systematisch betrieben. Aus dem Leitbild ist eine Strategie mit messbaren Zielsetzungen abzuleiten. Daraus sind zielkonforme Massnahmen und Projekte zu definieren, deren Umsetzung wiederum mit den verfügbaren Ressourcen (Finanzen, Personal) abzustimmen ist. Im Cockpit können diese Elemente übersichtlich visualisiert werden.  Die Entwicklung des Cockpits kann sehr weit gehen, denn die Technologie bietet ein breites Spektrum an Möglichkeiten. Am Ende steht die Vision einer einheitlichen Arbeitsoberfläche, von der aus der Benutzer einen einfachen Zugang zu allen Daten und Applikationen, die für ihn relevant sind, hat. 

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Zu den Autoren:

Dr. Alessia C. Neuroni ist Senior Researcher am Kompetenzzentrum Public Management und E-Government der Berner Fachhochschule. 

Daniel Mares ist wissenschaftlicher Mitarbeiter im Departement Technik und Informatik der Berner Fachhochschule.