Aber nicht nur die öffentliche Verwaltung bekundet Mühe in der erfolgreichen Umsetzung von IT-Projekten. Auch im privaten Sektor scheitern unzählige Projekte. Die Standish Group konnte in ihren Untersuchungen darlegen, dass sich die vollständig gescheiterten IT-Projekte 2006 auf 19 Prozent beliefen und in 53 Prozent der Fälle der ursprünglich geplante Zeit- und Kostenumfang überschritten wurde.[1]

Vorgehen

Im Fokus der Studie des Instituts für Öffentliche Dienstleistungen und Tourismus der Universität St. Gallen, welche im Rahmen einer langjährigen Zusammenarbeit mit der Abraxas Informatik AG entstand, stehen folgende Fragestellungen:

• Woran scheitern IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung?
• Wo liegen die Unterschiede im Vergleich zum Privatsektor?
• Wie wird in der öffentlichen Verwaltung mit Risiken im Rahmen von IT-Projekten umgegangen? 
• Was kann für zukünftige IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung gelernt werden?

Diese Fragestellungen wurden anhand einer umfassenden Literaturanalyse, einer Online-Umfrage sowie vier Fallbeispielen bearbeitet. An der Online-Umfrage, die in der Schweiz, Deutschland und Österreich durchgeführt wurde, nahmen 160 Verwaltungen und 43 Unternehmen teil. Die Fallbeispiele stammen aus der Schweiz, wobei unterschiedliche föderale Ebenen und unterschiedliche Komplexitätsgrade miteinbezogen wurden.

Ergebnisse

Die in der Literatur genannten Unterschiede bezüglich Einflussfaktoren zwischen Öffentlicher Verwaltung und privatem Unternehmen beziehen sich vor allem auf die Rahmenbedingungen von Politik und Recht. Die Ergebnisse der am IDT-HSG durchgeführten Online-Umfrage haben ergeben, dass Unternehmen und Verwaltungen viele Risikofaktoren als ähnlich relevant einschätzen. Auch die Erfolgsfaktoren werden weitestgehend übereinstimmend beurteilt. Allerdings unterscheiden sich die Einschätzungen von öffentlichen Verwaltungen deutlich, wenn die Angaben der Verwaltungen aufgrund der unterschiedlichen Zielerreichungsgrade miteinander verglichen werden. Verwaltungen, die erfolgreich IT-Projekte durchführen und Verwaltungen, die IT-Projekte "in den Sand setzen", äussern zum Teil unterschiedliche Ansichten bezüglich Risiko- und Erfolgsfaktoren.Daraus kann gefolgert werden, dass sich die öffentlichen Verwaltungen eher schwer tun, aus ihren eigenen Fehlern zu lernen und diese Erkenntnisse an andere weiterzugeben.

Es muss festgestellt werden, dass die Beachtung allgemeiner Erfolgsfaktoren (wie sie in den Lehrbüchern zu finden sind) nicht vor Risiken bewahren kann. Es bedarf einer breiteren Sichtweise und einer organisierten Diskussion bisheriger Erfahrungen. Um die Kosten aufgrund gescheiterter IT-Projekte zu senken und ihnen vorzubeugen, gilt es aus den gemachten Fehlern zu lernen. Beim Durchführen von Projekten in der Verwaltung sollen deshalb nicht nur Erfolgs- und Risikofaktoren beachtet, sondern auch eine Fehlerkultur gelebt werden.

Schlussfolgerungen

Fehler als Quelle des Lernens zu begreifen und Fehler systematisch aufzuarbeiten steht der Mentalität, Fehler zu vermeiden, entgegen.[2] In der öffentlichen Verwaltung ist die Mentalität der Fehlervermeidung immer noch vorherrschend. Mit der Schwerpunktsetzung auf die Fehlervermeidung findet ein Nachdenken über Ursache und Wirkung von Fehlern kaum mehr statt.[3] Das Begehen von Fehlern macht allerdings schneller und dauerhafter mit Handlungsalternativen vertraut, als jede nach klassischen Standards rationale Erkundung und Abwägung von Wahlmöglichkeiten.[4]

Die hohe Komplexität von IT-Projekten beschränkt sich nicht nur auf Technik, sondern stellt die Verwaltung vor grosse Herausforderungen bezüglich Reorganisation und Kulturwandel. In einem solchen Rahmen gilt es erfolgreiche Muster zu identifizieren. Die nachträgliche Evaluation des Projektverlaufs und das Festhalten der Lernergebnissen müssen daher vorgenommen werden. Der Ausspruch fail wisely wird erst lebendig, indem Fehler und ihre Ursachen analysiert, kommuniziert und diskutiert werden. Dadurch wird ein Nährboden geschaffen, um im Endeffekt bessere Lösungen zu finden.

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