Ausgangslage - Problem
Die Gemeindeverwaltung Reinach (BL) beschäftigt sich im Rahmen seines Qualitätsmanagementsystems seit längerem mit dem Thema Prozessoptimierung. Bei einem Jahressvolumen von mehreren hunderttausend CHF wurden auch bei der Beschaffung von Verbrauchsgütern Optimierungspotenzial erkannt und Sparpotenziale ausgemacht (Bürobedarf, EDV, Papier, Formulare, Ersatzteile, Gebäudemanagement, Arbeitssicherheit).
Lösungsansatz - Rezept
Bislang erfolgte die Beschaffung der Verbrauchsgüter über papiergestützte Vorgänge, Lagerhaltung und unterschiedliche Besteller bzw. Genehmigungsverfahren. Es wurde deutlich, dass durch die elektronische Beschaffung Prozessoptimierungen erzielt und mehr Transparenz geschaffen werden kann. Gleichzeitig stellt dies eine Lösung für den Abbau des Bürobedarflagers dar.
Im Zentrum der Lösung steht eine zentrale Webplattform. Darauf können verschiedene Mitarbeitende mittels eines Passworts zugreifen und die benötigten Artikel direkt bestellen. Die Bestellungen werden durch einen externen Betreiber gemäss definierter Qualitätsstandards verwaltet. Dazu gehören beispielsweise ein monatliches Reporting oder die Bearbeitung von Mängelmeldungen. Die Lieferfrist beträgt in der Regel 24 Stunden.
Insgesamt wurde ein pragmatischer Ansatz gewählt. Es wurde mit einem relativ kleinen Leistungsumfang gestartet. Dieser kann nun schrittweise ausgebaut werden.
Spareffekt und Wirkungen
Erfahrungswerte zeigen, dass mit elektronischen Beschaffungsplattformen im Durchschnitt die Kosten um ca. 15% reduziert werden können. Die folgenden Effekte tragen dazu bei:
- Zeitersparnis durch Prozessoptimierung
- Transparenz durch elektronische Beschaffung
- Kostensenkung durch Abbau der Lagerhaltung auf ein Minimalsortiment
- Preisvorteile durch interne und externe Mengenbündelung
- Änderung des Bestellverhaltens der Mitarbeitenden (höheres Kostenbewusstsein)
- Bereinigung des Produktekatalogs dank verwaltungsweiter Beschaffungstransparenz
- Optimierung der Lieferantenstruktur
Lesson learned
Eine solche Lösung kann innerhalb kurzer Zeit (Reinach: 3 Monate) eingeführt werden und ist nicht mit grösseren Investitionen verbunden. Sie kann in verschiedener Hinsicht ausgebaut werden: Art der Beschaffungen, Integration externer Lieferanten, Kooperation mit anderen Verwaltungen.
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Zum Autor:
Silvio Tondi, Pojektleiter eProcurement Reinach
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