Sie stehen in einer engen Wechselwirkung zueinander, in der sie sich gegenseitig beeinflussen. Neue technische Möglichkeiten und Entwicklungen lösen Anpassungen in den Geschäftsprozessen aus; neue Anforderungen an die Verwaltungstätigkeit beeinflussen die Entwicklung der Einsatzmöglichkeiten von neuen Technologien.
Zwei zentrale Trends innerhalb dieser Wechselwirkung sollen in diesem Beitrag genauer behandelt werden; nämlich die steigenden Anforderungen an die elektronische Verwaltung von Geschäftsinformationen und Unterlagen sowie der steigende Kooperationsbedarf zwischen verschiedenen Verwaltungsstellen.
Trend 1: Geschäftsverwaltung (GEVER)
Der grösste Teil der Geschäftsunterlagen liegt heute in elektronischer Form vor. Das stellt neue Anforderungen an eine professionelle Verwaltung dieser Unterlagen. Die herkömmlichen Instrumente reichen dazu nicht aus. Es braucht integrierte Lösungen, welche die Geschäftskontrolle mit der Aktenführung und der Prozesssteuerung verbinden. Ziel ist die Einführung elektronischer Dossiers, welche neben allen relevanten elektronischen Unterlagen (eMails, Office-Dokumente, Illustrationen, weitere Daten etc.) auch die wichtigsten Informationen zum Geschäftsprozess (Aufträge, Verantwortlichkeiten, Termine, etc.) enthalten. Unter dem Titel GEVER (GEschäftsVERwaltung) werden in der Bundesverwaltung ein entsprechende Lösungen entwickelt. In verschiedenen Bundesämtern sind Systeme im Einsatz und in verschiedenen weiteren werden derzeit Systeme eingeführt. Auch kantonale und kommunale Verwaltungen befassen sich zunehmend mit der Einführung von GEVER-Lösungen.
Trend 2: Verwaltungskooperation
Drei Faktoren sind verantwortlich für den steigenden Kooperationsbedarf der öffentlichen Verwaltungen:
- Komplexität der Geschäftsprozesse
Viele Problemstellungen können heutzutage nur noch interdiszplinär erfolgreich bearbeitet werden Sie können weder fachlich noch geografisch nur eine Stelle zugeordnet werden. Es kommt hinzu, dass die Menge und die Vergänglichkeit des benötigten Fachwissens laufend zunehmen. Spezialisierungen und vermehrter Wissensaustausch sind unumgänglich.
Viele Verwaltungsgeschäfte (z.B. Gesetzgebungsprozess) sind seit jeher verwaltungsübergreifend organisiert.
- Spardruck
Ein markanter Spardruck wird die öffentlichen Verwaltungen noch einige Jahre prägen und einen steten Rationalisierungsdruck erwirken. Die Verantwortlichen suchen deshalb laufend nach Möglichkeiten, Kosten einzusparen, um damit die Leistungserbringung ohne grössere Abstriche beibehalten zu können. Ein wichtiger Lösungsansatz besteht in der vermehrten Spezialisierung und damit einer Teilung von Aufgaben und Infrastruktur. Damit verbundenen ist eine Intensivierung der Zusammenarbeit.
- Soziodemografische Entwicklung
Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen arbeiten und denken heute in einem überregionalen oder gar internationalen Umfeld. Sie haben wenig Verständnis dafür, wenn sie ihr Anliegen nicht durch einen einzigen Verwaltungskontakt, sondern durch verschiedene Verwaltungsstellen bei Gemeinde, Kanton und Bund erledigen müssen. Vielmehr erwarten Sie, dass sich diese besser aufeinander abstimmen.
Neue Dimension der Zusammenarbeit
Aus diesen beiden Trends ergeben sich neue Anforderungen an die Geschäftsverwaltungen und an die Interoperabilität der entsprechenden Systeme. Im Wesentlichen geht es darum, dass Geschäfte und die dazugehörenden elektronischen Dossiers zwischen verschiedenen Verwaltungsstellen ausgetauscht und weiterbearbeitet werden können. Dadurch eröffnet sich den Verwaltungen eine neue Dimension an Zusammenarbeit und ein Potenzial an Effizienzsteigerung und Verbesserung der Dienstleistungsqualität.
Im stark ausgeprägten Schweizer Föderalismus stellt die Realisierung dieser Anforderungen eine grosse Herausforderung dar. Diese liegt dabei primär nicht in technologischen, sondern in organisatorischen Fragestellungen.
Auf der technischen Ebene geht es darum, die korrekte und zuverlässige Übermittlung der Daten sicherzustellen. Im Bereich Organisation wird ein gemeinsames Verständnis von der elektronischen Zusammenarbeit gebildet und die entsprechenden Grundprinzipien festgelegt. Nur wenn beide Seiten bei der Bildung ihrer elektronischen Dossiers gewisse Regeln berücksichtigen, können diese von einem System in das andere übernommen werden.
GEVER Schnittstelle Bund GSB
In der Bundesverwaltung läuft derzeit das Projekt Überdepartementale Prozesse (GEVER ÜDP), bei dem eine Lösung für die elektronische Abwicklung von Geschäften, an denen mehrere Departemente beteiligt sind, entwickelt wird. Kernstück des Projekts ist die GEVER Schnittstelle Bund GSB, welche den Austausch von sogenannten Transferobjekten zwischen verschiedenen GEVER-Systemen in der Bundesverwaltung ermöglicht. In der GSB werden die dazu notwendigen technischen und organisatorischen Standards definiert.
Die Basisidee:
- Für den Austausch wird jeweils ein Transferobjekt gebildet (Datenpaket)
- Zur Steuerung und Überwachung wird eine Standardsprache verwendet (technisch und organisatorisch)
- Die Dokumentinhalte bleiben unberührt
Die wichtigsten Merkmale der GSB sind:
- Die Schnittstelle normiert nur die Anschlussteile.
- Die beteiligten GEVER-Systeme sind in ihrer Funktionsweise nicht berührt und folgen ihren freien technischen und organisatorischen Entwicklungen.
- Es ist dem jeweiligen GEVER-System-Lieferanten überlassen, wie er die Schnittstelle implementiert. Er muss die normierten Merkmale, Inhalte und Metadaten (Kontextinformationen) generieren und interpretieren können.
- Das Schnittstellenformat ist in XML. Die Semantik und die Ausprägungen der Felder sind in den Bundesstandards festgehalten.
- Jede GEVER-Anwendung muss die Übersetzungstabellen zum Standard individuell anpassen.
- Jedes System, welches die Schnittstelle nutzt, übersetzt die eigenen Metadaten der abgehenden Informationen in die Standardsprache. Dasselbe gilt beim Import und der Integration von Geschäftseingängen, welche die Standardschnittstelle nutzen.
Der Transferprozess mit der GSB kann schematisch wie folgt dargestellt werden:
Durch das Einführen einer direkten Kommunikation zwischen GEVER-Systemen entstehen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit über die Grenzen der Ämter und Departemente hinweg. Diese Arbeitsweise ist rationell und erwünscht. Durch die Einführung des eMail wurden bis anhin klare organisatorische Regeln aufgeweicht oder gar unterlaufen. Mit dem Zusammenschluss von GEVER-Systemen werden die Zuweisungen und Bearbeitung von Geschäftseingängen einfacher, effizienter und nachvollziehbar. Die erforderlichen organisatorischen Massnahmen sind Gegenstand der unmittelbaren nächsten Projektarbeiten.
Mit der GSB arbeitet die Bundesverwaltung derzeit an einer Lösung, deren Einsatzmöglichkeiten sehr weitereichend sind. Sie kann einen wichtigen Beitrag zu einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Bund, Kantonen und Gemeinden leisten und schlussendlich einen wichtigen Entwicklungsschritt im System eGovernment Schweiz initiieren.
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Über die Autoren:
Alois Balmer, Leiter KAV und Projektleiter GEVER ÜDP, Bundeskanzlei; Thomas Reitze, Verantwortlicher eGovernment, PricewaterhouseCoopers Bern
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