Die Benchmark-Daten werden dem europaweiten CAF-Netzwerk zur Verfügung gestellt. 2007 wurde dieses Qualitätsmanagement von SAQ, der nationalen Vertretung von EFQM in der Schweiz, validiert. Die EFQM hat das DS FD mit dem Zertifikat "Committed to Excellence" ausgezeichnet. Das Problem bei CAF bestand darin, dass hierfür kein Qualitätszertifikat ausgestellt wird. Das DS FD hat somit die Brücke zwischen CAF und EFQM geschlagen.

Ausgangslage des Projekts:

Die erste Zielsetzung und schlussendlich auch der Auslöser für die Einführung des CAF im DS FD beinhaltet das Erreichen der Excellence mit einem Qualitätsmanagement- System. Intuitiv war der Departementssekretär schon vor der Projektrealisierung überzeugt von einem hohen Qualitätsniveau im Sekretariat. Gleichzeitig war er sich bewusst, dass sich die Qualität noch verbessern lässt. Damit dieses Verbesserungspotential systematisch erhoben und nachhaltig umgesetzt werden kann, hat er sich für den Einsatz eines Qualitätsmanagement-Systems entschieden.

Im DS FD ist die WOV-Geschäftsstelle angegliedert. Diese Geschäftsstelle begleitet das Projekt „Wirkungsorientierte Verwaltungsführung (WOV)“, d.h. sie bereitet alle Regierungsratsgeschäfte vor, erstellt das WOV-Controlling, berät die Amtsleitenden der WOV-Verwaltungseinheiten und leitet die flächendeckende Einführung von WOV in der kantonalen Verwaltung. Im Rahmen der Weiterentwicklung des WOV-Konzeptes wurde auch die Frage eines Qualitätsmanagement-Systems erörtert. Deshalb hat man die Einführung des CAF im DS FD auch genutzt, um den Einsatz eines solchen Systems in der kantonalen Verwal-tung des Kantons Schwyz beurteilen zu können.

Die Ansätze von ISO und EFQM sind in der Schweiz, auch in Schweizer Verwaltungen, schon institutionalisiert worden. Das CAF hingegen ist in der Schweiz noch wenig bekannt. Bei der Auswahl des Qualitätsmanagement-Systems war bestechend, dass das CAF gezielt auf Verwaltungseinheiten oder öffentliche Unternehmen ausgerichtet ist. Wie bei den meisten kantonalen Innovationen schaut man zuerst in den anderen Kantonen, ob diese bereits über erste Erfahrungen verfügen. Auf die Anfrage des DS FD bei der Europäischen Union, welche Schweizer Verwaltungseinheiten das CAF bereits einsetzen, wurde bestätigt, dass noch keine Veraltungseinheit ausserhalb der EU ihre Benchmark-Zahlen zur Verfügung gestellt hat. Aus diesem Grund wurde die Beurteilung, inwiefern das CAF auch bei Schweizer Verwaltungseinheiten eingesetzt werden kann, als dritte Zielsetzung des Projektes aufgenommen.

Ziel des Projekts:

  • Erreichen von Excellence mit einem Qualitätsmanagement-System;
  • Beurteilung von CAF als Grundlage für NPM/WOV;
  • Beurteilung von CAF für Schweizer Verwaltungseinheiten;
  • Erwirken eines Qualitätszertifikates für das CAF.

Wer profitiert durch das Projekt?

Die Mitarbeitenden, die Kundinnen und Kunden sowie die Departementsführung des Finanzdepartements.

Methoden und Partner

  • Common Assessment Framework (CAF)
  • KDZ Wien für Beratungszwecke;
  • SAQ (nationale Vertretung der EFQM in der Schweiz) für die Validierung.

Probleme bei der Umsetzung

  • Keine nennenswerten

Problemlösungen

  • -

Ergebnisse und Wirkungen

  • Vorliegen von zwei umfassend dokumentierten Selbstbeurteilungen inkl. internationalem Benchmark-Vergleich;
  • Je Selbstbeurteilung ein Massnahmenkatalog mit Verbesserungsmassnahmen kategorisiert anhand der Eisenhower-Matrix. Die Massnahmen (z.B. Fragebogen für Mitarbeitenden-, Kunden, Kooperationspartnerbefragung; Liste mit Qualitätsstandards; Ausbau des Vorschlagswesens; Schulung über den Umgang mit schwierigen Kunden; usw.) sind inzwischen umgesetzt;
  • Validierungsbericht der SAQ;
  • EFQM-Zertifikat "Committed to Excellence".

Innovativste Elemente des Projekts

  • Einführung von CAF in einer kleinen Verwaltungseinheit;
  • Mitwirkung im CAF-Netzwerk der EU als einzige Verwaltungseinheit ausserhalb der EU;
  • Erhalt des EFQM-Zertifikates für den erfolgreichen Einsatz von CAF und somit das Verbinden dieser beiden Qualitätssysteme.

Elemente die das Projekterfolgreich machen

Über die ganze Zeit wurde das Projekt von allen Mitarbeitenden und Vorgesetzten hochmotiviert angegangen. Diese hohe Motivation, verbunden mit dem beharrlichen Nachhacken sowohl bei der Koordinationsstelle des CAF-Netzwerkes wie bei der EFQM, haben das Ergebnis erst möglich gemacht.

Elemente die auf andere Verwaltungen übertragbar sind

Einführung von CAF inkl. EFQM-Zertifizierung

Lessons learned und Empfehlungen für ähnliche Projekte

  • Das CAF eignet sich auch hervorragend für Verwaltungseinheiten in der Schweiz;
  • Das CAF erleichtert die Einführung von New Public Management (NPM) bzw. der Wirkungsorientierten Verwaltungsführung (WOV);
  • Die Einführung von CAF ist weder eine adminstrierte Papierübung noch teuer;
  • Auch kleine Verwaltungseinheiten können CAF bzw. ein umfassendes Qualitätsmanagement einführen;
  • Das CAF lässt sich EFQM zertifizieren.

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Zum Autor:

Dr. Mathias Brun, Projektleiter