Die Kommunikation mit der Öffentlichkeit ist eine Kernaufgabe der Projektleitung.  Während in der Verwaltung der Öffentlichkeit eher mit Skepsis begegnet wird, sieht die Privatwirtschaft diese hauptsächlich als Chance. Fest steht für Matthias Brüllmann: Öffentlichkeit ist im Projekt von Anfang an vorhandem. Deshalb gilt: Wer nicht redet, wird zerredet.

Die Pflege der Beziehungen mit der Öffentlichkeit (Personal, Presse, Bürgerinnen etc.) ist eine der zentralen Aufgaben von Projektmanagern und Projektmanagerinnen. Daher gehört es zu ihrem täglichen Brot sich zu überlegen, wie sie etwas an die Öffentlichkeit bringen. Um dieser Aufgabe gewachsen zu sein, ist es wichtig, sich vorweg über einige elementare Fragen Klarheit zu verschaffen. So lautete die erste Frage, die Workshopleiter Matthias Brüllmann seinen TeilnehmerInnen gestellt hat: „Was ist Öffentlichkeit und wo fängt sie an?“

„Für mich beginnt Öffentlichkeit dort, wo Informationen über mein Projekt nach aussen gelangen. Dazu müssen die Informationen nicht erst die Firma oder die Abteilung verlassen, sondern das beginnt schon viel früher. Da muss man sich bald überlegen, welche Informationen unbedingt nach aussen kommuniziert werden müssen und welche man keinesfalls nach aussen tragen darf“, vermutet Beatrix Biwanke.

Doch ab wann gehen Informationen nach aussen? „Ich glaube, dass man das nicht eindeutig definieren kann. Es gibt zwei Möglichkeiten: Man könnte es schon als Öffentlichkeit definieren, wenn Informationen zur Sekretärin gelangen und die es ihrer Kollegin erzählt – die vielleicht besser nicht davon erfahren sollte. Öffentlichkeit könnte aber auch ein breites Publikum sein. Jeder muss für sich überlegen, was für ihn Öffentlichkeit bedeutet. Dabei muss man zwischen Verwaltungen, politischen Entscheidungen und anderen unterscheiden“, entgegnet Johannes Eigelsreiter. „Für mich ist Öffentlichkeit ein sehr viel weiterer Begriff. Jeder einzelne kann Öffentlichkeit sein. Ausserdem gibt es die betroffene Öffentlichkeit, die konkret von einem Sachverhalt in ihren Rechten oder Gefühlen berührt wird“ sagt Franz Arnold. Mario Waste widerspricht: „Projektarbeit schaut meistens so aus, dass mehrere Partner aus unterschiedlichen Lagern involviert sind. Deswegen fängt für mich die Öffentlichkeit schon in der Projektarbeit selbst an. Die einzelnen Gruppen vertreten im Projekt auch unterschiedliche Interessen“.

Elisabeth Nadrag hat einen Einwand: „Ich liebe das Wort Öffentlichkeit nicht, denn es stellt sich oft die Frage: ,Wer will das?’ und dann wird immer gesagt, dass es die Öffentlichkeit so wolle. Aber wer ist diese Öffentlichkeit? Die Öffentlichkeit ist keine anonyme Menge, sondern das Du, das Ich. Wenn von Öffentlichkeit die Rede ist, dann spricht man oft über betroffene Bürger und ich finde da ist Öffentlichkeit einfach ein unpassendes Wort.“

Matthias Brüllmann: „Mir fällt auf: Wenn in Vorträgen auch hier beim Kongress von Öffentlichkeit die Rede ist, dann wird immer von den Medien gesprochen.“ Er versucht, einen Konsens zwischen den TeilnehmerInnen herzustellen: „Ich glaube, wir sind uns einig, dass Öffentlichkeit nicht erst ausserhalb des Projekt beginnt, sondern schon unter den Projektmitarbeitern. Wenn wir jetzt ein Projektteam wären, dann müsste ich als Projektleiter sagen: ,Ich befinde mich schon in der Öffentlichkeit.’ Das entspricht auch meinen eigenen Erfahrungen aus dem Projektmanagement.“

Doch noch immer sind nicht alle von dieser Definition von Öffentlichkeit im Projekt überzeugt. „Das ist mir viel zu eng gefasst. Wenn ich in einem Projektteam arbeite, fängt die Öffentlichkeit für mich erst ausserhalb des Teams an“, sagt Barbara Messner. Die Gruppe versucht eine Annäherung über die Frage nach der Konsequenz. Was passiert, wenn Informationen nach aussen sickern? „Wenn man zu den Medien geht, hat das mehr Folgen, als wenn ich im Projektteam bleibe. Dort bin ich zwar auch öffentlich, aber mit den Kollegen. Das mag zwar öffentlich sein, hat aber sehr wahrscheinlich keine Auswirkungen und ist kein Risiko für die Projektarbeit – zumindest ist die Gefahr noch nicht so gross“, sagt Mario Waste. „Trotzdem: Was bei internen Gesprächen besprochen wird, ist für mich nicht öffentlich“, so Marie-Christin Rossmann.

Johannes Eigelsreiter möchte die anderen von einer weiter gefassten Verwendung zu überzeugen: „Öffentlichkeit ist immer dann gegeben, wenn die Chance besteht, dass die Informationen nach draussen dringen und das kann dann passieren wenn es noch einen anderen ausser mir gibt, der davon weiss. Ich behaupte: Es gibt kein Projektteam – ausser bei geschulten Geheimdiensten –, bei dem keine Informationen nach aussen gelangen. Die Frage ist ja nur: Interessiert es jemanden? Interessant wird ein Thema erst dann, wenn es eine ,heisse’ Sache ist, aber sonst ist das der Öffentlichkeit egal.“

Matthias Brüllmann fasst zusammen: „Jeder greift hier auf seine eigenen Erfahrungen zurück und man kann nicht sagen, dass der eine Recht und der andere Unrecht hat. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Öffentlichkeit von Anfang an besteht.“

Im nächsten Schritte fragt Brüllmann: „Welche Chancen bieten sich mir, wenn ich als Projektmanager an die Öffentlichkeit trete?“ „Man kann die Leute positiv fürs Projekt stimmen, wenn man an die Medien geht. Sind die Informationen gut aufbereitet, wird es auch positiv gesehen“, beginnt Elisabeth Nadrag. „Hinzu kommt der Punkt der Information. Ich kann den Projektstand und die Ziele nach aussen kommunizieren“, fährt Mario Waste fort. „Ausserdem wird die Möglichkeit zur Interaktion geboten. Dadurch kann das Projekt eine neue Richtung bekommen oder neue Ideen können einfliessen und so den Projektfortschritt positiv beeinflussen“, sagt Kerstin Stupnik. „Stimmt, wenn es gut läuft, kann man auch davon profitieren“, pflichtet Matthias Brüllmann bei. „Wieso ist Feedback so wichtig?“ fragt Matthias Brüllmann nochmals in die Runde. „Weil es immer besonders Kundige gibt, die vielleicht nicht im Projektteam stehen müssen“, meint Franz Arnold. „Ausserdem kann dadurch gewährleistet werden, dass das Projekt mit grösserer Wahrscheinlichkeit positiv aufgenommen wird, wenn es einmal abgeschlossen ist“, fährt Kerstin Stupnik fort. „Hinzu kommt, dass ich ein bestimmtes Image transportieren kann“, so Martina Hornböck.

„Welche Risiken birgt die Öffentlichkeit?“ lautet die nächste Frage von Matthias Brüllmann. „Falsche Darstellung in der Öffentlichkeit“, beginnt Kerstin Stupnik. „Sie sprechen von den Journalisten, die etwas nicht verstehen und falsch wiedergeben?“ fragt Matthias Brüllmann nach. „Das ist etwas hart ausgedrückt, aber das wäre ein Beispiel dafür“, präzisiert Kerstin Stupnik. „Wir sind ja unter uns, wir sind ja nicht in der Öffentlichkeit“, scherzt  Matthias Brüllmann (Gelächter). „Auch zu früh mit den Informationen hinauszugehen, ist ein Risiko“, fährt Elisabeth Nadrag fort.

Franz Arnold berichtet von einem Projekttyp, bei dem die Öffentlichkeit sogar wichtig ist: „So genannte ,rollende’ Projekte sind so konzipiert, dass sie sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, unter anderem durch Feedback. Wenn Informationen aber zum falschen Zeitpunkt hinausgehen, kann das äusserst schädlich sein. Etwas Unfertiges könnte transportiert werden und eine Abwehrhaltung auslösen. Die bleibt möglicherweise auch nach Nachbesserungen bestehen, weil Abwehr nicht immer nur aus dem Kopf kommt, sondern oft aus dem Bauch. Wenn das Misstrauen gegenüber einem Projekt einmal da ist, bleibt es lange haften.“ „Und dann kommt noch der Vorwurf der dilettantischen Vorbereitung hinzu“, ergänzt Barbara Messner.

Mario Waste geht einen Schritt weiter: „Komplexe Themen können auch reduziert dargestellt und aufgenommen werden. Medien könnten sich nur ein Detail herauspicken oder Leser und Konsumenten könnten einen komplexen Zusammenhang nicht vollständig verstehen“. „Oft passiert es, dass jemand bei einem Projekt nicht berücksichtigt worden ist und dann seinerseits an die Medien geht und dass dieser Streit dann über die Medien ausgetragen wird“, meint Martina Hornböck. „Ein Risiko könnte auch sein, dass man Informationen preisgibt, bevor man selbst Profit herausschlagen konnte und dann eine andere Partei diese Informationen für sich nutzt“, wirft Kerstin Stupnik ein und: „Schlecht ist auch, sich an das falsche Medium zu wenden, weil die falsche Zielgruppe erreicht wird.“

„Ich habe in meinen Projekten immer wieder erlebt, dass beim internen Bekanntwerden eines Projekts sofort irgendwelche Leute versucht haben, das Projekt über Vorgesetzte abzuschiessen. Da geht einer zu seinem Chef und der ruft einen anderen Chef an oder schreibt ihm ein E-Mail, unter Umständen setzt einer den anderen unter Druck zurück und das wirkt sich aufs Projekt aus. Es wurden schon Projekte abgeschlossen, bevor sie überhaupt angefangen haben“, berichtet Matthias Brüllmann von eigenen Erfahrungen.

 „Wie ist das mit dem Recht der Öffentlichkeit auf Transparenz und auf Information?“ fragt Matthias Brüllmann. „Wir haben das Problem des Spagates zwischen Auskunftspflicht und Amtsverschwiegenheit, das erschwert das schon“, erklärt Mario Waste. „Bei den Beamten hängen die Rahmenbedingungen vom zuständigen Politiker ab. Wann und wie will er die Informationen transportieren? Will er selbst informieren, schiebt er bei unangenehmen Botschaften Beamte vor?“ präzisiert Franz Arnold. „Wie schauen die gesetzlichen Regelungen in Österreich aus?“ fragt Matthias Brüllmann. „Es gibt die Auskunftspflicht“, sagt Franz Arnold, „ausserdem den Dienstweg beziehungsweise die Einhaltung des Dienstweges im Verwaltungsbereich. Das heisst, dass man den Vorgesetzten informieren sollte, wenn man an die Öffentlichkeit geht. Probleme entstehen dann, wenn der Journalist an die Tür klopft“, fährt Mario Waste fort. „Dürfen bei Euch die Beamten selbst den Journalisten informieren oder wie ist das geregelt?“ fragt Matthias Brüllmann.

„Unsere Abteilung ist ein Sonderfall, weil die Frauenbeauftragte unabhängig ist und nicht weisungsgebunden. Zumeist wird aber auch die politische Referentin, Landeshauptmannstellvertreterin Gaby Schaunig, eingebunden“, beschreibt Martina Hornböck die Situation des Referats für Frauen und Gleichbehandlung. „Ansonsten darf der Abteilungsleiter informieren, andere Beamte haben entweder den Abteilungsleiter zu fragen oder den Landesamtsdirektor, falls der Abteilungsleiter nicht erreichbar ist. Und in besonders heiklen Fällen besteht die stillschweigende, nicht ausgesprochene Regelung, dass mit dem zuständigen Politiker Kontakt aufzunehmen ist – ausser man will den Job wechseln“, erläutert Franz Arnold die Situation anderer Abteilungen und erntet Gelächter.

„Wir haben ganz andere Rahmenbedingungen“, erzählt Sabrina Kienast die Situation der Privatwirtschaft: „Wir sind vom Geschäftsführer abhängig - möchte er selbst kommunizieren, möchte er, dass wir das machen, auf welcher Ebene wird das gemacht. Wir sind vom Kunden abhängig. Wenn wir ein Grossprojekt für jemanden betreuen, ist abzuklären, was darf kommuniziert werden, darf überhaupt kommuniziert werden. Finden wir überhaupt Journalisten, die über unser Projekt berichten wollen? Wenn das ein kleines Projekt ist, ist es teilweise schwierig, eine Pressekonferenz zu organisieren, weil wir erst jemanden finden müssen, der dort hinkommt.“

„Was mir noch einfällt ist die Konkurrenz. Es kommt auf die Projektphase und die Projektart an, wie viele Detailinformationen bekannt werden dürfen. Mein Konkurrent könnte sich die Methoden abschauen“, meint Beatrix Biwanke.

Öffentlichkeit als Risiko oder Chance? Öffentlichkeit im Projektmanagement kann – je nach den Rahmenbedingungen – beides sein: Risiko und Chance. „Als Projektleiter muss ich mich fragen, ab welchem Zeitpunkt grössere Öffentlichkeit möglich ist und wann ich Vertraulichkeit brauche“, erklärt Matthias Brüllmann: „Es geht mir darum herauszufinden, wie wir uns – im Hinblick auf die Öffentlichkeit – auf die Risiken und Chancen einstellen. Oder herrscht in der Privatwirtschaft eher die Haltung vor, dass Öffentlichkeit eine Chance ist und die Risiken weniger ein Problem sind – und dass es in der Verwaltung umgekehrt ist?“

„Da gibt es unterschiedliche Strategien. Manche Unternehmen gehen so gut wie gar nicht an die Öffentlichkeit, andere gehen ständig an die Öffentlichkeit“, meint Johannes Eigelsreiter. „Wenn man die Standortauswahl für das Stronach-Unternehmen betrachtet, da war bis zum Schluss vollste Verschwiegenheit. Erst als die Entscheidung schon gefallen war, ist darüber berichtet worden. Keine Gemeinde hat sich gemeldet und gesagt, dass sie als Standort im Gespräch ist. Die durften nichts bekannt geben“, verweist Elisabeth Nadrag auf die Standortsuche für den Bau eines Elektronikwerkes des austro-kanadischen Magnaten Frank Stronach.

„In meiner täglichen Arbeit merke ich es immer wieder: Die Öffentlichkeit ist etwas suspekt! Die meinen es nicht nur gut mit uns.“ (Gelächter) „Sie ist ein Problem, man muss sie speziell anfassen. Mir ist wichtig, dass man sich als Projektmanager immer vor Augen hält, dass die Öffentlichkeit nicht nur Risiko, sondern auch eine Chance ist. Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass die Öffentlichkeitsarbeit fast immer Chancen und Risiken birgt.“

„Was bedeutet das jetzt für Sie als ProjektleitInnen?“, kommt Matthias Brüllmann zum nächsten Punkt. Welche Anforderungen müssen Projektleiterinnen und Projektleiter erfüllen?  „Man sollte sich im Vorhinein schon sehr offensiv mit dem jeweiligen Thema beschäftigen. Je besser man sich vorbereitet, desto besser kann man mit der Öffentlichkeit umgehen. Sobald es um Projektmanagement und Projektarbeit geht, habe ich Öffentlichkeit. Doch das ist in der Verwaltung, wie wir sie kennen, noch nicht so oft üblich. Es gibt in der Verwaltung auch andere Verfahrensabläufe als Projektarbeit“, erzählt Mario Waste.

„Ich lege mir innerhalb eines Projektes Kommunikationsleitlinien zurecht, damit sich nicht vier oder fünf Personen bemüssigt fühlen, zu kommunizieren und sich wichtig zu machen. Das sollte zentral gebündelt sein. Und wenn etwas gesagt wird, dann gibt es vorher ein ordentliches Briefing“, schlägt Martina Hornböck vor. Sabrina Kienast sieht die Situation in der Privatwirtschaft ähnlich: „Es ist wichtig, dass man auch wirklich klare Regeln festlegt. So dass jedem klar ist, wer wem was über welche Medien kommuniziert.“

Elisabeth Nadrag geht noch einen Schritt weiter: „Vielleicht sollte man jemanden ernennen, der mit den Medien kommuniziert.“ „Ist das richtig?“, hakt Matthias Brüllmann nach. „Man kann auch ein Team von Sprecherinnen und Sprechern bestimmen. Wenn es ein grösseres Projekt ist. Wir arbeiten bei der Kultur so, dass man mehrere Sprecher hat und grössere Pressekonferenzen organisiert. Dann werden verschiedene Interessensgruppen wie Gemeindesprecher und Landespolitiker aufs Podium geholt und so der Informationsfluss sehr transparent gehalten“, berichtet Mario Waste.

Matthias Brüllmann: „Mir scheint, dass alle Leute im Team im Grunde auch  Botschafter des Projekts sind. Deshalb muss ich sie in die Lage versetzen, Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt machen zu können. Und wenn ich im Team einen oder mehrere habe, die auf Fragen Unsinn  erzählen, weil sie nicht verstanden haben, um was es geht, dann haben Sie ziemlich schnell ziemlich grosses Probleme. Das ist also wichtig. Es geht nicht nur darum, dass klare Regeln festgelegt werden, sondern ich würde wirklich empfehlen, dass es nicht nur einen gibt, der vor den Medien redet, womöglich nur der Projektleiter. Alle  Mitglieder des Teams sollten so gut informiert sein und so hinter dem Projekt stehen, dass sie alle als BotschafterInnen auftreten können.“

„Ich bin auch dafür, dass alle gut informiert werden. Aber nicht jeder sollte dazu befugt sein, mit der Zeitung zu reden“, widerspricht Elisabeth Nadrag. „Ich glaube, es ist ganz wichtig, dass die interne Projektkommunikation klare Regeln hat und gut funktioniert. Das ist eine Vorraussetzung für eine externe Kommunikation. Es wird vielleicht noch zu wenig darauf geachtet, dass der Informationsstand im Team wirklich klar ist und transparent gearbeitet wird“, sagt Mario Waste.

„In der Literatur kann man viel über gute Informationsführung im Projekt nachlesen. Es wird empfohlen, dass die Öffentlichkeit – also das Team, die Kunden, die Nutzer und die Betroffenen – die fachlich notwendigen Informationen von Anfang an bekommen: dass sie diese zur richtigen Zeit und in einer sinnvollen Tiefe und Qualität erhalten und dass sie verständlich verfasst sind. Doch damit hapert es in der Verwaltung ganz gewaltig“, fasst Matthias Brüllmann zusammen und gibt den Teilnehmenden noch ein paar wichtige Tipps mit auf den Weg: „Geben Sie sich viel Mühe, wie Sie etwas kommunizieren, da spielt auch die Komplexität eine Rolle. Projekte sind meistens nicht trivial. Für ein triviales Problem, muss man kein Projekt installieren. Achten Sie als Projektleiter darauf, dass Sie  ihr Projektziel in einem Satz formulieren können. Wenn Sie dazu nicht imstande sind, haben Sie keine Klarheit über das, was Sie erreichen wollen. Und wenn Sie da von Anfang an keine Klarheit haben, bekommen Sie später Probleme. Auch mit der Öffentlichkeit, da bin ich mir hundertprozentig sicher.“