Ein Gastbeitrag von Georg Büchler

Standards ermöglichen das Zusammenspiel von Produkten verschiedener Hersteller, ohne dass diese sich vorgängig absprechen oder auch nur kennen müssen.

Machen wir ein Beispiel: Ich kann meine Lampe online in Deutschland kaufen und die Glühbirne im Fachhandel in der Schweiz, und letztere passt in erstere, weil beide Produzenten den gleichen Standard implementiert haben. Die Glühbirne kann ich auch in eine andere Lampe einsetzen, oder für die Lampe ein neues LED-Leuchtmittel kaufen; die Standardisierung verhindert, dass man nur jeweils zugehörige und vom selben Hersteller produzierte Teile verwenden kann.

Das SIP

Im Fall der digitalen Archivierung sind die Hersteller Anbieter von Softwarelösungen für das Dokumenten- und Datenmanagement und die Entwickler von Archivsoftware. Dem Einschrauben der Glühbirne entspricht die medienbruchfreie und automatisierte Ablieferung von archivwürdigen Unterlagen vom Aktenproduzenten an das zuständige Archiv.

Die Rolle des Glühbirnensockels übernimmt im E-Government eine Schnittstelle, das Submission Information Package (Ablieferungsinformationspaket) oder kurz SIP. So «passen» Dokumente und Daten in das Archiv, egal welche Softwarelösung dahintersteht.

Anforderungen an das Paket

Das grundlegende Referenzmodell für die digitale Archivierung, das Reference Model for an Open Archival Information System OAIS (ISO 14721), skizziert die Anforderungen an ein solches Paket: Es ordnet Primär- und Metadaten verschiedener Art einander zu, ermöglicht es, dass archivierte Daten auch noch in dreissig oder fünfzig Jahren lesbar sind und dass sie als vertrauenswürdig und als Original festgelegt sind. Basierend auf dem OAIS-Referenzmodell hat die 2011 gegründete eCH-Fachgruppe Digitale Archivierung ihr erstes Produkt erstellt, den Standard eCH-0160, Archivische Ablieferungsschnittstelle (SIP).

Dieser Standard beruht auf einer im Schweizerischen Bundesarchiv entwickelten SIP-Spezifikation, die ihrerseits auf dem GEVER-Metadatenmodell I017 des Bundes aufbaut. Sie erlaubt es, strukturierte Unterlagen automatisch aus einem GEVER-System abzuliefern. Dies gilt auch für andere Dateiablagen oder Fachanwendungen. Die Metadaten zu diesen Unterlagen können direkt ins Archivinformationssystem importiert werden. Die genaue Struktur der abgelegten Informationen erlauben es, dass sie maschinell geprüft werden können.

Standard im GEVER-System verankert

Im E-Governement gelten die Archivgesetze ganz gleich wie in der Papierwelt: Staatliche Unterlagen von bleibendem Wert kommen am Ende ihres Lebenszyklus ins zuständige Archiv, wo sie langfristig archiviert und zugänglich gemacht werden. Die gesetzliche Grundlage ist dabei das eine, die einfache und automatisierte Umsetzung das andere. Hier liegen die Stärken und der spezielle Wert von eCH-0160.

 Die Schnittstelle ist in den verbreiteten GEVER-Systemen implementiert und wird auch bei Archivierungsvorhaben aus anderen Applikationen eingesetzt. Die Tatsache, dass es sich um einen eCH-Standard handelt, verleiht ihr ein Gewicht und eine Akzeptanz, die sonst nur schwierig zu erreichen wären.

Verschiedene Archivalienarten

Seit 2015 ist eCH-0160 v1.1 die aktuelle Version, wobei die Vorgängerversion 1.0 weiterhin gültig bleibt. Mittelfristig sind Weiterentwicklungen unabdingbar: Aktuell ist die Schnittstelle für Unterlagen aus GEVER-Systemen optimiert, sie sollte andere Archivalienarten aber genauso aufnehmen können. Dem Standard eCH-0160 stehen also noch etliche Jahre bevor.

 

 


 

 

Georg Büchler, lic. phil.

Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST, Archivar

Leiter der eCH-Fachgruppe Digitale Archivierung

 

 

Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.“ Dieser Satz wird vom österreichischen Komponisten Anton Bruckner überliefert. In der Informatik darf man überall dort gegen dieses Prinzip verstossen, wo Time-to-Market alles ist, Entwicklungskosten kein Thema sind und Nachhaltigkeit nur verwunderte Blicke auslöst, beispielsweise bei innovativen Finanzdienstleistungen für Kunden mit sehr viel Geld. Überall sonst aber sollte man zuallererst in das Schaffen eines guten Fundaments investieren!

Der Staat unter Druck

Vor zehn Jahren war es erfreulich, dass im Schweizer E-Government an vielen Orten in vielen Projekten vorwärts gemacht wurde, ohne viel über ein gemeinsames Fundament nachzudenken. Nun wird es aber Zeit, dieses nachhaltig zu bauen. Die Vorstösse mehren sich, staatliches Handeln gleich ganz der Privatwirtschaft, der Suprastaatlichkeit oder der Gesellschaft zu übergeben. Als Speerspitze der Entstaatlichung wird die Blockchain-Technologie von vielen Akteuren forciert. Aber auch die Wissensunterschiede zwischen Wirtschaft und Staat in den Bereichen künstliche Intelligenz (KI) und Nutzung von Crowds werden ins Feld geführt, wobei gerade Letzteres die Legitimation staatlichen Handelns hinterfragt: Wenn die Wirtschaft nicht nur mehr Technologiewissen besitzt, sondern auch mehr Partizipation erreicht, dann wird es für staatliche Institutionen eng. Es geht dann nicht mehr um die klassische Diskussion „vollumsorgender Sozialstaat oder schlanker Minimalstaat“, sondern um Peter Druckers so berühmtes „Really Reinventing Government“. Darin fordert Peter Drucker, dass jene Ämter die einen sehr guten Job machen mehr Steuergeld bekommen sollen, während jene Ämter, die seit langem einen schlechten Job machen, ohne Rücksicht auf staatspolitische Überlegungen geschlossen werden sollen. Alle, die dazwischen liegen in der Leistung, sollen eine Bewährungsauflage bekommen und danach entweder zu den sehr guten oder zu den geschlossenen Ämtern zählen. Das wäre eine radikal konsequente Leistungsverwaltung. Blockchains, Plattformen mit hohem Vertrauen bei den Jungen, KI und Crowds könnten ihr zum Durchbruch verhelfen.

Die Rechtfertigung staatlicher Strukturen

Grosse Veränderungen dauern lang. Es bleibt deshalb genug Zeit, den radikalen Thesen des Vaters der Managementwissenschaften, Peter Drucker, staatspolitische Argumente entgegenzusetzen, die auch im Digitalisierungszeitalter Bestand haben. Das beginnt damit, dass die Verwaltung beweisen muss, dass im öffentlichen Bereich ein durch den Souverän kontrolliertes Informationsmanagement tatsächlich mehr Gemeinwohl schafft als privatwirtschaftliche Lösung (z.B. durch die Big Five Apple, Amazon, Facebook, Google, Microsoft) oder gesellschaftliche Lösungen (basierend auf Blockchains). Denn im Zeitalter der digitalen Transformation wird das Beherrschen des Informationsmanagements immer mehr zur zwingenden Voraussetzung für legitimiertes öffentliches Handeln.

Die Rolle des Datenmanagement

Die Basis für ein gutes Informationsmanagement stellt das Datenmanagement dar. Das gilt insbesondere für alle Bereiche, in denen bisher die Verwaltung tätig war. Daten müssen einfach und kostengünstig in geeigneter Qualität zugreifbar sein. Im Fall staatlichen Handelns sind das Daten über Bürger/Bürgerinnen und Einwohner/Einwohnerinnen, Daten über juristische Personen und Daten über Objekte im Land.

Die Rechte Betroffener müssen dabei gewahrt bleiben: das Recht auf Schutz der Privatsphäre, das Recht, dass die richtigen Daten bei Verwaltungsakten benutzt werden und das Recht, dass keine unzulässige datenbasierte Diskriminierung stattfindet. Wichtig ist auch eine übersichtliche nationale Datenarchitektur, die auf hoher Abstraktionsebene Orientierung bietet (1), die Beziehungen zwischen lokaler und übergreifender (kantonaler, nationaler, internationaler) Datenhaltung aufzeigt (2) und ein einfaches Finden der benötigten Daten ermöglicht (3), wo dies nicht automatisiert ist.

Damit all diese unterschiedlichen Anforderungen an das Datenmanagement erfüllt werden können, ist es notwendig, eine Datenintegration durchzuführen. Hierbei gilt es zu berücksichtigen, dass in vielen Fällen Interoperabilität den gleichen Nutzen bringt wie eine umfassende Standardisierung. Sie ist dann vorzuziehen, weil sie die liberalere und die nachhaltigere Lösung darstellt.

Gegenargumente

Allerdings gibt es Gegenargumente gegen ein Saubermachen im Datenstall der Verwaltung. Eines ist, dass der Technologiefortschritt es zunehmend überflüssig macht, überhaupt Ordnung bei den Daten zu halten. Dieses Argument hat einen grossen wahren Kern, verschweigt aber eine nicht ganz vernachlässigbare Voraussetzung: Es gilt für Organisationen, die über Topinformatikteams verfügen und ein Managementteam besitzen, dass den erfolgreichen Umgang mit Cutting Edge Technologien beherrscht. Diese Voraussetzungen zu erfüllen macht für Unternehmen in hochdynamischen Märkten sehr viel Sinn, doch die staatliche Verwaltung ist nur in Ausnahmefällen mit ähnlich dynamischen Umweltbedingungen konfrontiert.

Ein anders Gegenargument ist, dass die Blockchain-Technologie uns das Ordnung Schaffen abnimmt, und damit die Verwaltung die hoheitlichen Aufgaben der Datenverwaltung weitgehend der Gesellschaft übergeben kann. Auch das hat einen grossen wahren Kern. Blockchains können helfen, eine vertrauenswürdige Datenbasis dort zu etablieren, wo Korruption und kriminelle Energie dies bisher verhindert haben. Ausgehend von den Ansprüchen in der Schweiz funktionieren aber Blockchains ohne übergreifende Ordnung in der Datenhaltung nicht.

Ordnungsprinzipien fürs Ordnung Schaffen
Wie aber soll man das Saubermachen im Datenstall angehen? Es gibt einige klassische Prinzipien, Visionen und Konzepte, die Orientierung bieten bei der Verbesserung des Datenmanagements in der Verwaltung.

  1. Prinzip Minimalität der Register: Die „Drei Kernregister“-Vision besagt, dass es in der Verwaltung nur drei Kernregister gibt (für Menschen, für juristische Personen und für Objekte) und damit die Redundanz beim Datenmanagement reduziert und die Fehler weitgehend eliminiert werden können. Einige europäische Länder werden dies bis 2020 weitgehend umgesetzt haben.
  2. Prinzip Minimalität der Eingaben (aus Klientensicht): Die „Only Once“-Vision besagt, dass Daten von den Einwohnern und den Unternehmen der Verwaltung als Ganzes nur einmal geliefert werden, unabhängig von der Organisationsstruktur der Verwaltung. Derzeit wird die Vision im europäischen Grosspiloten TOOP für Unternehmen ausprobiert.
  3. Prinzip Minimalität der bezogenen Informationen (aus Klientensicht): Das Konzept „Massgeschneiderte Informationsbereitstellung“ besagt, dass Betroffene bei der Informationssuche die für ihren Kontext massgeschneiderten Informationen bekommen und deshalb keine Schwierigkeit bei deren Beurteilung haben. Das Konzept geht über die Strukturierung nach Lebensepisoden hinaus und hat u.a. in Österreich zu grossen Einsparungen geführt.
  4. Maximalität der Valorisierung von Informationen: Die „Open Government Data“-Vision besagt, dass Daten möglichst oft genutzt werden, vor allem auch durch verwaltungsexterne Nutzer/Nutzerinnen – wo immer dies aus rechtlicher Sicht komplikationsfrei möglich ist. Der Bundesrat hat dazu eine Strategie für die Jahre 2014 – 2018 formuliert.

In Zusammenhang mit dem Prinzip „Minimalität der Eingaben“ gibt es zwei weitere Prinzipien, die über eine Datenbereinigung hinausgehen, auf dieser aber basieren: Das „No Stop Government“ Prinzip besagt, dass der oder die Betroffene nicht mehr selber aktiv werden muss, beispielsweise beim Beantragen von Stipendien, weil nicht jene belohnt werden sollen, die besonders geschickt beim Beantragen sind. Und die Idee „Klientengesteuertes Beziehungsmanagement (CCRM)“ besagt, dass ein personalisiertes Portal die Interaktionen mit der Verwaltung soweit managt, dass nur mehr Kontrollaufgaben für die betroffenen Einwohner bzw. Unternehmen anfallen.

Über den Autor: Prof. Dr. Reinhard Riedl ist Leiter des BFH-Zentrums Digital Society und Vizepräsident des E-Government Symposiums Schweiz

Frau Prof. Dr. Stephanie Teufel, Direktorin des IIMT (International Institute of Management in Technology) in Fribourg, spricht über den Einsatz von Social Media, Standards und das 4-LIFE-Modell.

Welche Chancen haben Gemeinden und Städte, wenn es um die Verwendung von Social Media geht?

Social Media kann  nicht als ein isoliertes Thema betrachtet werden, vielmehr ist es im Kontext der Entwicklungen zu eGovernement bzw. Open Governement zu sehen. Die Gesellschaft verändert sich und ihre Kommunikationseigenschaften, die „Digital Natives“ erobern langsam aber sicher die Welt und die öffentlichen Verwaltungen stehen durch diese Entwicklungen ebenfalls vor einem Umbruch. Der Paradigmenwechsel von «government-to-you» hin zu «government-with-you» muss von den Entscheidungsträgern in den Verwaltungen erkannt, akzeptiert und verinnerlicht werden, um einen bürgerorientierten und bürgerzentrierten Verwaltungsablauf zu gewährleisten. Social Media bietet einen Weg –  unter vielen anderen – um diesen Paradigmenwechsel zu vollziehen. Es ist daher nicht mehr die Frage, ob die Verwendung von Social Media Chancen mit sich bringt, sondern vielmehr wie sie sinnvoll in den neuen Verwaltungsmix eingebaut werden können.

Was sind die Risiken und wie schwer wiegen sie?

Jede Veränderung bringt auch Risiken mit sich. Wichtig ist dabei, dass die Risiken erkannt und Massnahmen zur Vermeidung bzw. Verminderung getroffen werden. Studien, insbesondere auch unsere eigene, haben gezeigt, dass die grössten Risiken in einer fehlenden Strategie und fehlender Vorgehensweise beim Einsatz von Web 2.0 Technologien liegen. Insbesondere liegen die Risiken nicht nur auf der technischen Seite, sondern auch in schlecht steuerbaren Kommunikationsverläufen, der Notwendigkeit des sehr schnellen Reagierens sowie dem Kontrollverlust über die Selbstdarstellung der eigenen Organisation. Hier spiegelt sich besonders wider, dass der Mensch bei der Einführung von Social Media mitspielen muss und nur eine ganzheitliche Betrachtungsweise und Lösung zum gewünschten Ergebnis führen kann. Ein wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang ist der Aufbau und die Anpassung der bestehenden Organisationskultur an die neuen Anforderungen und Gegebenheiten – eine sog. Social Media Kultur. Hierfür wurden von uns bereits erste Arbeiten geleistet.

Wo stehen die Schweizer Gemeinden und Städte in ihrem Umgang mit Social Media?

Im Rahmen des Projektes SWING (SWiss INnovation @ eGovernment), welches wir derzeit mit der IBM Schweiz durchführen, wurden dieses Jahr in einer Primärdatenerhebung mehr als 820 Schweizer Behörden und Verwaltungen mittels einer Onlineumfrage befragt. Der Rücklauf lag bei rund 13%. Der Grossteil der befragten Behörden bietet klassische eGovernment-Dienstleistungen auf ihren Websites an. Eine Erweiterung des Angebots hin zu Web-2.0-Technologien wie beispielsweise Social Media ist lediglich bei einem geringen Prozentsatz der Antworten zu finden, obwohl die befragten Verwaltungen mehrheitlich einen Nutzen darin sehen. Trotzdem haben mehr als zwei Drittel kein Profil in einem sozialen Netzwerk, wobei die Hälfte dieser Gruppe wiederum kein Web-2.0-Projekt in langfristiger Planung hat. Auch in dieser Umfrage zeigte sich, dass derzeit die verschiedenen Themen rund um eGovernement noch isoliert betrachtet werden – aber erst eine ganzheitliche Betrachtung, wie sie auch im «government-with-you»-Ansatz propagiert wird, bringt Synergieeffekte.

Sie sprechen von einem Paradigmenwechsel in der Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltungsstellen. Wie lässt sich dieser erkennen? Welches sind die Ursachen dafür und welche Rolle spielt die öffentliche Verwaltung?

Durch das Internet hat in den vergangenen Jahren ein enormer Wandel in der Gesellschaft stattgefunden, dies insbesondere und gerade auch im Hinblick auf die Art und Weise der Kommunikation zwischen den Teilnehmenden. Als Teilnehmende sind hier die einzelnen Bürger und Bürgerinnen gemeint, aber natürlich auch Industrie, Handel und Dienstleistung sowie die öffentliche Verwaltung, Verbände und Politik. Die heute verfügbaren Internet-Plattformen, wie beispielsweise Microblogging-Tools, Networking Tools, Wikis, Clouds und Web-Services, Video-Portale, RSS-Feeds, etc., erlauben die Verwirklichung des sogenannten dritten Internet-Paradigmas: Many-to-many Communication. Damit wandelt sich der Internet-Nutzer vom reinen Informationskonsumenten zum aktiven Internet-Teilnehmer, der sowohl als Informationslieferant als auch als Informationskonsument agiert. Alvin Toffler hat hierfür bereits in den 80er-Jahren des vergangenen Jahrhunderts den Begriff Prosumer geprägt. Diese Entwicklung führt auch in der öffentlichen Verwaltung zu dem bereits angesprochenen Paradigmenwechsel. Um diesen Paradigmenwechsel vollziehen zu können, müssen vor allem die inner- und zwischenbehördlichen Strukturen angepasst bzw. geschaffen werden (Transparenz der Verwaltungsprozesse) sowie die Partizipation und Kollaboration aller Anspruchsgruppen bei Verwaltungsprozessen ermöglicht werden.

Welches sind Ihre Empfehlungen für Gemeinden und Städte, die eine Social Media Strategie in Betracht ziehen? Welchen Beitrag leistet das 4 LIFE Modell?

Wie ich bereits gesagt habe, ist es nicht sinnvoll, die Strategie für Social Media singulär zu betrachten. Vielmehr ist es notwendig einen ganzheitlichen Ansatz zu wählen. Das Dienstleistungsportfolio der Gemeinden und Städte bedarf einer zielgerichteten und passgenauen Ausrichtung auf die Bedürfnisse des jeweiligen Bürgertypus und bedingt somit für die Verwaltungen eine effiziente Ressourcenallokation und Kosteneinsparungen. Jedoch sollten die wirtschaftlichen Faktoren und Kostengründe nicht die Hauptmotivatoren sein. Vielmehr muss dies als Nebeneffekt einer bürgerzentrierten Verwaltung angesehen werden, welche den Bürger als gleichberechtigt betrachtet und einen gegenseitigen Informations- und Wissenstransfer zulässt. Die Untermauerung des Dienstleistungsportfolios der Gemeinden und Städte mittels Technologien ist erst der letzte Schritt in der Kette. Um einen solchen ganzheitlichen Ansatz verfolgen zu können, haben wir im SWING-Projekt das 4-LIFE-Modell entwickelt. Mit Hilfe dieses Modells kann ein passgenaues Angebot zur jeweiligen Befriedigung der Bedürfnisse der Dienstleistungsempfängerinnen und -empfänger durch eine auf Zielgruppen ausgerichtete Portalgestaltung (Lebenslagenprinzip basierend auf dem eCH-0049-Standard) und die Zuschaltung von unterstützenden Web-2.0-Technologien in den Prozess erstellt werden. Dabei ist das Modell nicht technologiegetrieben, d.h. dass auf der sogenannten Tools-Ebene entsprechende Applikationen problemlos integriert und/oder ausgetauscht werden können.

Gibt es im Umgang mit Social Media bereits exemplarische Vorbilder bzw. Best Practice Beispiele?

Ja, die gibt es – ich möchte hier nur auf die im November dieses Jahres statt gefundene Social Media Tagung des Schweizerischen Städteverbandes in Solothurn hinweisen. Auch sei auf den eCH-0049 Standard des Vereins eCH hingewiesen, der insbesondere Richtlinien für das Lebenslagenprinzip erarbeitet hat. Für den Aspekt Social Media Kultur befinden wir uns noch im Anfängerstadium. Hier wurden im Rahmen des SWING-Projektes erste Arbeiten durchgeführt, die es nächstes Jahr in der Praxis zu testen gilt.

Les comparaisons internationales sont sans appel. Alors qu’elle est suréquipée en matériel au point que plus de la moitié des ménages peuvent communiquer sur la toile, la Suisse ne se classe qu’en 20e position sur 28 Etats européens.

Si l’on considère 20 applications Internet à usage des citoyens et des entreprises pour opérer des transactions avec des administrations publique. Que les pays scandinaves soient en tête de liste on peut encore l’admettre, mais que l’Espagne le Portugal et la Grèce se classent mieux que la Suisse constitue une surprise humiliante. L’Autriche dont le système politique est fédéraliste parvient à se situer en deuxième position.

Quelle est l’origine de ce retard surprenant ? Comment un pays riche, jouissant d’une longue tradition dans les techniques de pointe a-t-il pu se laisser surprendre de la sorte ? Manifestement les pouvoirs publics semblent n’avoir pas pris une juste mesure de ce qui se passe : une nouvelle révolution Gutenberg. En l’appliquant ingénument à ce qui fait la substance de l’Etat, ils ont découvert les défauts de celui-ci, qui n’a pas changé dans son essence depuis deux siècles. Une fois de plus, la technique sera l’élément moteur de l’évolution des institutions. Encore faut-il s’y attaquer.

Une nouvelle révolution Gutenberg

A la base du mariage impromptu entre télécommunications et informatique se trouvent deux composants physiques radicalement neufs, le circuit intégré et le câble optique, ainsi que d’un produit immatériel le logiciel. Ces inventions de nature purement technique ne sont pas issues d’une réflexion sur les besoins de la société, ils les ont au contraire créé à partir de rien.

Le premier composant permet de faire subir des traitements complexes à l’information pour un coût dérisoire. La puce de silicium intègre sur une surface de l’ordre du millimètre carré des dizaines de milliers et déjà des millions de composants. En un quart de siècle, le coût du traitement de l’information a été divisé par un facteur de l’ordre de 10 000. On chercherait en vain un antécédent à une révolution aussi radicale.

Le second composant est le câble optique qui transporte les informations sous forme d’impulsions lumineuses alors que le câble classique en cuivre utilise des impulsions électriques. L’utilisation d’ondes lumineuses, de très haute fréquence, permet de multiplier la capacité de transfert d’une liaison par un facteur compris lui aussi entre 1000 et 10000.

Le produit immatériel est le logiciel prêt à l’emploi tel un traitement de texte, un tableur ou une application graphique. Grâce à cette invention, on peut se dispenser désormais d’apprendre à programmer, tâche beaucoup plus compliquée qu’on ne le croyait au début, manifestement au-dessus des compétences de la plupart des utilisateurs

En additionnant les effets des trois inventions, on se situe dans un monde de rêve où cela ne coûte pratiquement plus rien de communiquer, de stocker ou de traiter l’information.

La révolution actuelle fait songer à un autre moment privilégié de l’histoire des techniques, cette révolution des techniques de l’information qui a surgi au XVème siècle. L’édition fut inventée en Europe par la rencontre de trois inventions:  le papier connu en Chine depuis deux siècles avant notre ère ; l’imprimerie à caractères mobiles d’origine coréenne, datant du XIVème siècle ; l’alphabet phonétique d’origine phénicienne, datant de plus de trente siècles.

Il faut rappeler ce que l’édition a signifié dans le développement de la société européenne : elle a servi de vecteur aux réformes religieuses, aux révolutions politiques, aux découvertes scientifiques et aux inventions techniques. Ses conséquences sur la société ne pouvaient absolument pas être imaginées par les inventeurs de l’imprimerie. L’impact le plus décisif s’est produit sur les structures du pouvoir : la société féodale dominée par de petits seigneurs ruraux illettrés et violents a été remplacée par une culture citadine dominée par des juristes, des financiers, des artisans et des commerçants, capables de traiter l’information sous toutes ses formes, comptable ou culturelle. L’Église romaine omnipotente a du céder du terrain à la Réforme. La monarchie de droit divin a laissé la place à l’État de droit laïcisé. L’art d’utiliser et de transmettre l’information a pris le pas sur les arts martiaux et l’évocation du sacré.

Il est douteux que Gutenberg ait compris toute l’ampleur de la révolution qu’il avait induite par le simple fait de fondre des caractères métalliques et de les assembler. Il a choisi de publier en premier lieu une Bible, avec une excellente intention, celle de diffuser un message d’amour et de paix. En fait, il a déclenché les guerres de religion qui constituent la page la plus noire de l’histoire européenne.

A contrario, on peut réfléchir aux raisons qui ont empêché et empêchent toujours la même révolution de se produire au lieu même d’invention des techniques, l’Extrême-Orient. En ne réformant pas leur écriture, les Chinois – ou plus exactement le pouvoir des mandarins lettrés – a réussi à maintenir un empire autoritaire, à organiser la stagnation scientifique, technique et économique. Les techniques de l’information touchent toujours au domaine sacré du pouvoir. Dans une société donnée, la façon de traiter l’information ne constitue pas un aimable passe-temps : elle définit la façon dont on use et on abuse du pouvoir.

Le principe de Negroponte

Plutôt que de continuer à s’extasier devant les performances techniques, il vaut mieux réfléchir à l’usage que l’on peut en faire. Que signifient les trois inventions mentionnées plus haut dans l’application aux techniques de l’information? Nicolas Negroponte a organisé un laboratoire du MIT autour de cette question. Le premier principe de Negroponte peut s’énoncer ainsi

« S’il s’agit de transmettre l’information, il faut déplacer des bits plutôt que des atomes. »

Expliquons-le sur un exemple, la rédaction d’un quotidien. Point de départ : les journalistes composent leurs articles sur traitement de texte. Ceux-ci sont disponibles sous forme de code numérique.

  • La méthode atomique consiste à couper des arbres, à les transformer en papier, à imprimer le papier en utilisant de l’encre et à transporter celui-ci parfois sur de longues distances par des méthodes archaïques. Problèmes de coût, de retard et de pollution. Mort lente des quotidiens perpétuellement dépassés par les autres médias.

  • La méthode numérique consiste à transmettre le texte sous forme de code en utilisant le réseau téléphonique et à l’afficher sur écran. Le lecteur choisit sur une table des matières les articles qui l’intéressent.

  • L’informatisation est déficiente aussi longtemps qu’à une étape quelconque on passe au papier.

Ce principe semble assez évident mais si on l’applique systématiquement, comme il faudrait rationnellement qu’on le fasse, on construit une société complètement différente de la nôtre qui, dans une large mesure, est encore la civilisation du papier. Ce qui est important, ce qui doit être garanti, ce qui est contractuel, ce qui fonde le pouvoir, doit être mis sur papier. Nous marchons vers une société dont la mémoire se situera dans des bases de données et qui communiquera instantanément Tout écart par rapport à ce but doit être analysé sans pitié. Il décèle une inadéquation entre les intentions vertueuses affichées au niveau le plus élevé et la réalité du pouvoir.

Le paradoxe de l’egouvernement suisse

La Suisse présente le paradoxe apparent d’être un des pays au monde le mieux équipé en matériel et d’être parmi ceux qui en font le moins d’usage dans leur cyberadministration. Entre 50 et 70% des foyers ont accès à Internet, mais ils ne peuvent l’utiliser faute de sites adéquats. Il est tentant d’en faire le reproche au gouvernement ou à l’administration elle-même. Ce serait s’aveugler sur la véritable raison de ce retard : l’inadéquation de la structure politique elle-même, trop compliquée pour se couler dans un moule informatique. Le fédéralisme joue ici un mauvais tour. Et les réformes constitutionnelles qui s’imposent dépendent du peuple qui n’en veut pas pour l’instant.

Considérons le cas de la commune qui est le lieu de l’interaction normale des citoyens avec l’administration. Selon l’étude réalisée par la HEV en novembre 2003, il y aurait 2 853 communes en Suisse dont 1822 disposent d’un site Internet, soit 63%.  On peut provisoirement admettre que celles qui n’en disposent pas sont sans doute de taille trop réduite pour dégager l’argent et le personnel nécessaire. La cyberadministration suggère donc avec insistance que la fusion des communes soit accélérée : on constate que pratiquement toutes les communes atteignant 10000 habitants se sont informatisées. Si le territoire suisse était réparti en communes de cette taille, il n’y en aurait que 700, soit quatre fois moins qu’aujourd’hui. Mais cela ne dépend pas d’une décision de nature gestionnaire : il faut que les citoyens tombent d’accord et qu’ils comprennent, pour le faire, les avantages que cette fusion représente.

Il n’y a pas que l’existence d’un site qui soit significative. Encore faut-il qu’il serve vraiment à simplifier les relations avec les citoyens, c-à-d. que ceux-ci puissent effectuer des transactions par ce biais sans devoir se déplacer. On peut mentionner à titre d’exemple toutes celles relatives à la vie privée : changement d’adresse, changement d’état civil, acte de mariage, procédure de naturalisation, extrait du registre des habitants, acte d’origine, attestation de domicile, acte de naissance, certificat de décès, etc. On peut recenser au total 32 documents de ce type qu’il fallait jadis obtenir en se déplaçant : remarquons déjà qu’il eut été possible d’éviter les déplacements en autorisant les transactions par le téléphone et la poste ; mais la plupart des administrations y ont été réticentes sous le prétexte de la confidentialité qui dissimulait la véritable raison. Si on y ajoute les prestation relatives à tous les autres secteurs, travail, finance, santé, vieillesse, sécurité, etc, on aboutit à un total de 88 transactions possibles entre l’administration communale, des citoyens et (ou) des entreprises

Or, il y a à peine 493 communes qui proposent des services transactionnels, les autres sites Internet se bornant à fournir de l’information : cela représente à peine 17% des communes. Mais la majorité d’entre elles proposent au maximum 10 transactions sur les 88. Il y a à peine 2 777 000 citoyens qui sont en situation de réaliser à distance au moins une prestation avec leur commune. Seules 9 communes offrent plus de 20% des transactions possibles. Parmi elles ne se trouve aucune commune romande. La palme est emportée par la commune de Jona (SG) qui atteint un score de 49%, ce qui démontre au moins que la tâche est possible même pour une commune moyenne. La qualité du service proposé aux citoyens semble en fin de compte dépendre d’un facteur tout à fait aléatoire, la passion d’un municipal pour l’informatique. Dans cette démarche essentielle pour l’économie nationale, les décisions vitales sont prises au niveau le plus bas.

Il n’y a pas que la structure communale qui soit inadéquate à une numérisation de la Suisse. On peut répéter l’observation pour les cantons. A titre d’exemple, 26 fiscalités distinctes impliquent la rédaction d’autant de logiciels si l’on souhaite que le citoyen ne soit plus obligé de remplir à la main des formulaires archaïques et, surtout, que des armées de fonctionnaires ne passent un temps précieux et coûteux à les déchiffrer et à les corriger. On peut certes souhaiter que les cantons gardent leur souveraineté fiscale pour maintenir une saine compétition entre eux. Mais on doit au moins se poser deux questions : pourquoi faut-il 26 instances et ne serait-on pas aussi bien servi par 7 ou 8 cantons ? Même si les cantons prélèvent des fractions différentes du produit intérieur, pourquoi ne pas adopter des règles identiques et des taux différents ?

En résumé, ou bien on accepte la rédaction ruineuse de 2843 logiciels communaux et de 26 logiciels cantonaux dont la mise en œuvre ne se fera que très lentement et de façon erratique ; ou bien on invente un nouveau fédéralisme qui conserve ce qu’il y a d’utile dans ce système de gouvernement et on élimine impitoyablement tout ce qui n’est qu’un résidu folklorique de l’histoire.

Un nouveau concept d’interaction

Si cette première conclusion saute aux yeux, il en est une seconde qui est moins apparente et qui change encore davantage la donne. Pourquoi les citoyens sont-ils amenés à effectuer 32 transactions de caractère privé avec les autorités communales ? Ne serait-il pas possible de revisiter cette habitude dans le cadre de la numérisation ?

Nombre de transactions pourraient être évitées. L’exemple de la naturalisation est frappant. Selon les communes et les situations de famille, il faut initialiser le processus en constituant un dossier comportant une quinzaine de certificats et attestations qui sont toutes à fournir par d’autres administrations, suisses ou étrangères. C’est à la personne à rassembler cette paperasse par des transactions G 2C ( interaction administration-citoyen) alors que tout se résume en fait à un ensemble de relation G2G  ( interaction administration-administration). La situation confine à l’absurde lorsque l’office chargé des naturalisations d’une commune demande à la personne d’aller chercher dans le même bâtiment une attestation de domicile.

Les administrations ont pris le mauvais pli de considérer le citoyen comme une sorte d’huissier, taillable et corvéable à merci, que l’on contraint à se débattre dans un organigramme dont il ne connaît rien pour y collecter des informations. Or, l’informatisation permet d’organiser d’une part des bases de données et d’autre part d’y accéder à distance, par des moyens automatique. La constitution d’un dossier de naturalisation pourrait et devrait s’opérer par un moteur de recherche couplé avec un logiciel de prise de décision. Dès lors que l’information est numérisée, il n’y a aucune raison pour la transmettre sous forme atomique.

Un pas plus loin encore, il serait temps de s’interroger sur le statut informationnel de la déclaration d’impôt. Certes plusieurs cantons ont prévu un site sur lequel l’équivalent du formulaire écrit peut imprimé et (ou) renvoyé, éventuellement par voie numérique pure. Mais cela ne constitue encore qu’une demi mesure. De fait l’administration fiscale dispose d’une foule de données sur la situation de chaque contribuable : fiches de paie, montant des pensions, cadastre des propriétés immobilières, immatriculation des voitures, retenues pour les pensions et les assurances maladie, etc. Or, il appartient toujours au contribuable de collecter les chiffres qui s’en déduisent et de les reporter dans sa déclaration, papier ou numérique, peu importe. Dans un gestion totalement numérisée, ces informations seraient automatiquement présentes dans les cases adéquates de la déclaration soumise au contribuable après qu’elle ait été remplie par l’administration. Là aussi, dès lors que des papiers sont exigés et circulent, on peut être assuré que la réflexion n’a pas été menée jusqu’au bout.

Pourquoi ? Pourquoi, alors qu’elles n’étaient pas informatisées parce que ce n’était pas encore possible, les administrations rechignaient-elles déjà à utiliser le téléphone et la poste, qui sont aussi des techniques de l’information ? On doit ici envisager une explication qui est à la fois terriblement simple et insupportable. Le but d’une administration est d’assurer sa survie dans un environnement où celle-ci est menacée par les avancées de la technique. Celles-ci seront donc utilisées avec réticence et, parfois, une mauvaise volonté évidente. Il y a donc place pour un audit informatique de toute l’administration à tous les niveaux : si un papier est exigé et circule, comment cela est-il justifié ? On découvrira le plus souvent que la véritable raison est la préservation d’un poste de travail au niveau le plus bas.

Il existe donc un potentiel gigantesque d’économie de personnel dans la voie de l’informatisation. Il existe aussi un potentiel tout aussi gigantesque de récupération d’impôts non payés. Mais ces potentiels ne seront exploités que dans la mesure où les pouvoirs exécutifs et législatifs contrôlent vraiment la situation. Ce qui est très loin d’être le cas parce que le pouvoir est atomisé dans une structure fédéraliste. Celle-ci peut être préservée si elle est adaptée à la donne informatique. Sinon elle apparaîtra de plus en plus inadéquate.

Lorsque l’on introduit l’informatique dans une entreprise quelconque, on a appris par l’expérience qu’il ne faut pas dupliquer la structure existante de cette entreprise, développée de façon évolutive dans le contexte antérieur de transmission de l’information. Il faut repenser l’entreprise  à partir du nouveau système de transfert de l’information.

Toute administration, publique ou privée, n’est jamais qu’une machine à transmettre et à traiter l’information. Avant l’ère numérique les agents qui effectuaient ces opérations étaient des hommes, des fonctionnaires appliquant rigoureusement un programme inscrit dans des lois. La mémoire de l’administration avait pour support le papier. La révolution numérique rend obsolète aussi bien le stockage que le traitement de l’information par ces moyens périmés.

Pas d’administration à deux vitesses

Toutes les considérations qui précèdent n’ont de sens que dans la mesure où toute la population est capable d’accéder à Internet. Ce n’est pas le cas et cela ne le deviendra pas spontanément. C’est le lieu de réfléchir au destin de La Poste qui sert pour l’instant d’interface universel et légal dans la relation G2C.

La Poste exerce en Suisse deux métiers couverts par les NTIC : distribution du courrier; opérations financières ; et deux métiers qui ne le sont pas : transport des colis ; transport des personnes par les cars.Par rapport au principe général, les deux premiers métiers sont menacés de disparition progressive. Le problème consiste à les sauver en les effectuant dans l’entremise des NTIC.

Le cas le plus flagrant est celui de la correspondance. Les personnes ou les entreprises, qui ont accès à Internet, échangent des e-mail sans aucun retard pour un coût pratiquement nul. En revanche, dans le meilleur des cas, une lettre par voie postale prend une journée et coûte relativement cher. Dès que le courrier franchit les frontières, les retards deviennent prohibitifs. Le courrier papier n’a plus aucune signification que protocolaire ou contractuelle, avantage très transitoire. Au fur et à mesure qu’une fraction croissante de la population accède à Internet, le transfert physique de courrier postal résiduel devient de moins en moins rentable par diminution du volume de celui-ci. La réduction et le renchérissement du service postal s’imposeront jusqu’à la disparition en catastrophe de celui-ci. Le service des télégrammes a disparu voici deux ou trois ans dans l’indifférence la plus totale, tant il était concurrencé par les NTIC, le téléphone ou le fax.

Des réflexions analogues s’imposent pour la distribution de périodiques. D’ores et déjà les meilleures publications sont disponibles sur serveur. L’apparition d’un terminal convenable réduira fortement l’usage du papier dans la presse et la fonction de La Poste. Même réflexion pour les opérations financières qui peuvent dès à présent être effectuées par l’utilisation d’Internet, d’automates ou de cartes.

En résumé les deux premiers métiers de La Poste vont se réduire selon un cercle vicieux qui s’est déjà amorcé. En ne réagissant pas ou en menant des combats de retardement, on crée une situation bloquée qui mènera à des liquidations précipitées et dramatiques. L’objectif ne peut donc plus être de maintenir tel quel le réseau des offices postaux, de préserver les emplois, d’imposer à La Poste des implantations non rentables dans des régions périphériques ou de l’obliger à fournir des places d’apprentissage. Ecrasée sous des contraintes d’un autre âge, La Poste finirait par disparaître.

En revanche tous ces objectifs sont défendables dans la mesure où le métier de La Poste serait révisé en tenant compte du contexte des NTIC. Le nouveau principe du service public universel serait le suivant : tout résident suisse a droit à un accès à Internet qui est bon marché et convivial.

Les boites aux lettres disparaissent sauf quelques cases postales dans les offices postaux eux-mêmes. Elles sont remplacées par un appareil simple donnant accès à Internet. Des installations adéquates sont disponibles dans les offices postaux pour les usagers qui ne disposent pas du téléphone à domicile. Le personnel de La Poste est recyclé de façon à aider les personnes incapables d’utiliser ce nouveau réseau. En un mot, La Poste devient l’interface technique et humaine entre les usagers et les NTIC. Ce sera un véritable service au public, ce que le service public risque de ne plus être à force de le maintenir dans sa forme actuelle.

Conclusion

On peut reconnaître à l’administration fédérale le mérite de s’être consacrée à la mutation vers les NTIC au niveau le plus élevé. On doit cependant admettre que la structure actuelle du pouvoir fédéraliste ne permet pas cette approche du haut en bas, comme cela se passe dans des Etats plus centralisés. L’évolution de la technique commande donc une évolution des mentalités et des institutions. La technique est toujours la réponse, mais quelle est la question ? 

Sur l’auteur:

Jacques Neirynck, PDC, Vaud

E-Government ermöglicht mehr Transparenz, Innovation und Effizienz. Der Artikel geht auf diese Potentiale ein und beleuchtet zukunftsnahe Projektedes Smart-City Ansatzes.

Die Informations- und Kommunikationstechnologie hat inzwischen das Potenzial zur Lösung zentraler gesellschaftlicher Probleme beizutragen wie z.B. Bildung, Energieversorgung, Gesundheit oder Klimaschutz. Das Internet verbindet nicht nur Menschen mit Menschen, sondern auch Maschinen mit Maschinen. Damit ergeben sich neue Steuerungsmöglichkeiten auch für die Infrastruktur. Das Internet der Dinge nimmt mit Hilfe integrierter Funkmodule immer mehr Gestalt an. Experten sprechen von "Embedded Mobile". Die Sim-Karte wird praktisch in Geräte direkt eingebaut. 

Anwendungsfelder sind hier u.a. die Energieversorgung mit Smart Meter. Die Kommunen sind oftmals Betreiber der lokalen und regionalen Infrastruktur mit Millionen von Elementen wie z.B. Zugängen, Straßen, Brücken, Zähler, Beleuchtungskörpern, Heizsystemen usw. Diese werden nach und nach intelligent gemacht und können Auskunft über ihren Zustand geben. Es werden Sensoren eingebaut, die mit dem Internet verbunden sind und ihre Informationen in ein übergreifendes Steuerungssystem einbringen.  

Der damit verbundene Smart-City Ansatz zeigt sich bereits weltweit in vielen Projekten. Hier ist der asiatische Raum führend.  

Beispiel Masdar City. Das Wüstenprojekt im Emirat Abu Dhabi will die erste Ökostadt der Welt werden. Die Stadt soll Platz für ca. 50.000 Menschen bieten und CO2 neutral sein. Konventionelle Autos sind in dieser Stadt verboten, jedoch soll ein feinmaschiges Verkehrsnetz dafür sorgen, dass die Bewohner keinen Komfortverlust erleiden müssen. Die Klimaanlagen der Stadt werden aus Wind- oder Photovoltaikanlagen mit Strom versorgt.

Beispiel New Songdo City. Die Stadt in Südkorea soll Platz für 75.000 Bewohner und 300.000 Arbeitsplätze für Berufspendler bieten. Sie soll konsequent auf Nachhaltigkeit ausgerichtet werden, z.B. durch intelligente Verkehrsplanung, Förderung von Elektromobilität und dem ÖPNV. Ein weiterer wichtiger Punkt ist eine Art Rohrpostsystem zur Abfallentsorgung.  An zentralen Punkten wird der Abfall eingeworfen und dann unterirdisch per Druckluft an das Entsorgungszentrum befördert.  

Die mit diesen neuen Projekten verbundenen ungeheuren Datenmengen werden künftig mittels Cloud-Computing verarbeitet. Als Gegenstück zu den Clouds werden millionenfach Apps auf den Markt gebracht.

Nicht mehr der Browser und die Eingabe einer URL-Adresse wird die Startrampe in die virtuelle Welt sein, sondern das App-Internet erlaubt es dem Nutzer durch Apps auf komfortable Art an Informationen zu gelangen und zu kommunizieren.

Beim Cloud-Computing werden IT-Leistungen in Echtzeit aus einem Datenraum im Internet bereitgestellt, statt auf lokalen Rechnern. Der Zugang zu solchen Cloud-Diensten macht Smartphones und Tablets zu virtuellen Supercomputern.  

Ähnlich wie bei Fluggesellschaften, wo Flugscheine der Vergangenheit angehören, wird ein Self-Service-System Einzug in die Verwaltung halten. Wenn täglich weltweit Millionen von Buchungsvorgängen von Kunden über das Internet und immer öfter über Apps ausgelöst werden, warum soll das nicht auch für Services der öffentlichen Hand gelten? 

Wie selbstverständlich wird man sich in einigen Jahren die einfache Baugenehmigung mit klarer Authentifikation durch den digitalen Personalausweis aus dem Automaten ziehen, in dem vorab die Daten, die das Bauvorhaben darstellen, automatisch mit den Plänen der Verwaltung abgeglichen werden.

Der Blick auf Asien mit der schnellen Wachstumsdynamik und der damit verbundenen Nutzung modernster Technologien auch für die Gestaltung des urbanen Raums sollte nicht unseren eigenen Weg in Frage stellen. Europa sollte nicht Asien nach eifern, in dem es blind auf Wachstum setzt, sondern eine Balance zwischen Innovation und sozialer Gerechtigkeit schafft

  • in dem Wertschöpfung durch Wertschätzung der Menschen betrieben wird, 
  • in dem eher die Kommunikationsplattform "Facebook" als Grundlage der Gesellschaft verstanden wir, in dem Menschen mit Menschen in Verbindung treten und kommunizieren anstatt „Google“ zu sein,  das die Zusammenführung von Wissen und Menschen einem mathematischen Algorithmus überlässt, 
  • in dem Dezentralität und Subsidiarität noch stärker praktiziert werden und die Menschen befähigt, ihren Weg zu gehen und sich als Kraftquelle der Erneuerung und Modernisierung zu verstehen.

Wenn die Kommunen die Antriebskräfte für Fortschritt und Innovationen sind, dann brauchen wir einen Neustart in der Kommunalpolitik. Dabei geht es um mehr Transparenz, mehr Bürgerbeteiligung und um die Förderung von Innovationen.

Was bedeutet Transparenz?

Weltweit zieht sich ein Megatrend durch alle Einrichtungen und Organisationen und der heißt mehr Transparenz. Dieser Trend wir auch vor der öffentlichen Verwaltung nicht Halt machen. Die Bürger wollen wissen, was sich in der heutigen Black-Box Verwaltung abspielt, sie wollen Produkte und Services in ihren Herstellungskosten miteinander vergleichen können und damit einen Maßstab für mehr Effizienz und mehr Effektivität setzen. 

Die Zukunftsstadt heißt Transparenz-City, bei der zum Beispiel im öffentlichen Raum Displays existieren, die Informationen über das politisches Geschehen vor Ort bekannt machen. Das fängt bei Daten zur Finanzsituation an und hört bei Bebauungsplänen auf. 

Die Bürger wollen mitreden und mit entscheiden. Vielen ist der klassische Politikbetrieb zu formal und zu langwierig geworden. Sie wollen auch über die Wahlen hinaus Einfluss ausüben. Web 2.0 Elemente beschleunigen den Wunsch nach „Mit-Machen“. Dem sollten auch die Verwaltungen Rechnung tragen und sich offensiv mit sozialen Netzwerken auseinander setzen.

Für die Kommunen ist es ein Gewinn, neben dem Haushaltsbudget auch das soziale Kapital in der Gesellschaft aktivieren zu können. 

In der virtuellen Welt brauchen wir eine Architektur der Partizipation, in der wir per Mausklick Bürger, Experten, Politiker und sonstige Leute in einen Prozess des Dialoges einbinden können.

Aber auch die Kommunen selbst müssen was tun: Sie müssen zum Open-Government ihren eigenen Beitrag leisten und Datenbestände maschinenlesbar zur Verfügung stellen. So ist es möglich, dass Bürger mit diesen Quelldaten eigene Interpretationen erstellen und der oftmals erhobenen Behauptung der „Alternativlosigkeit“ entgegentreten können.

Was bedeutet Innovation? 

Die neue Kommunalpolitik ist Kristallisationspunkt für Innovation und Erneuerung.

Dabei geht es nicht um Top-Down Methoden, sondern um die Bereitstellung von Ermöglichungsräumen, um von unten Zukunft mit gestalten zu können.

Die Stadt selbst ist in ihrer Gesamtheit ein Gebilde für Kreativität, für neue Ideen, Konzepte und Lösungen. Hieraus müssen Folgerungen gezogen werden. Städte müssen ein kreatives Ambiente schaffen.

Die Kommunen müssen versuchen die Menschen, egal welchen Alters, gezielt in die politische Arbeit einzubinden. Sie sind das eigentliche soziale Kapital der Erneuerung. Es sind außerdem Schnittstellen zu sozialen Netzwerken notwendig z.B. Facebook-Seiten der Kommunen, aber auch Stadtwikis können eingerichtet werden. Verwaltung muss dort sein, wo die Menschen sind. Die Stadt muss sich zukünftig als ein lokales soziales Netzwerk verstehen-mit Übergängen in die Welt um sie herum.

Zum Autor:
Franz-Reinhard Habbel, Sprecher des Deutschen Städte und Gemeindebundes, Leiter des Innovators Club

Mehr Informationen zum Thema:
Beim Swiss eGovernment Forum 2011 standen zwei Themen im Vordergrund: eGovernment zwischen Innovation und Wirtschaftlichkeit sowie neue Arbeits- und Kommunikationsformen in der Verwaltung. Hier gelangen Sie zu den Tagungsunterlagen.

Während die Regierungen der USA und der UK Social Media schon rege nutzen, sieht es in der Schweiz in Sachen neue Kommunikationsformen noch schlecht aus. Die Städte St. Gallen und Winterthur wagen erste Schritte… Es geht langsam vorwärts.

Social Media wie Facebook, Twitter oder Youtube entwickeln sich unaufhaltsam zum Mainstream-Phänomen. Im täglichen Kampf um Aufmerksamkeit und Wettbewerbsvorteile werden Offline-Identitäten und -Netzwerke online repliziert, Statusmeldungen aktualisiert und Transaktionen getätigt: von Ricardo bis Parship, von Foursquare bis Wikileaks. Die Exoten sind nicht mehr diejenigen Personen und Organisationen mit einem öffentlichen Onlineprofil, sondern diejenigen ohne einen aussagekräftigen digitalen Spiegel. Jeder dritte Schweizer hat einen Facebook-Account – man kann mich googeln, also bin ich.

Social Media auch in den Behörden

Social Media verändern die Gesellschaft aber nicht nur auf einer individuellen Ebene, sondern beschleunigt gesellschaftliche Prozesse auch auf der Makroebene: Die Obama-Administration stützte ihren Wahlerfolg 2008 zu einem wesentlichen Teil auf einen geschickt geführten Online-Wahlkampf. Die aktuellen Aufstände in der arabischen Welt werden unter anderem mithilfe von Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Twitter organisiert. Wikileaks führt zu einer nie dagewesenen Transparenz in Bezug auf Behördeninformationen. Macht und Wissen horizontalisieren sich, Reputationsdynamiken und die Glo­balisierung beschleunigen sich. In diesem Kontext müssen sich auch Gemeinwesen die Frage stellen, wie sie das Internet, das Web und die sozialen Medien zielführend für die interne und externe Kommunikation einset­zen können. Soziale Medien, richtig einge­setzt, ermöglichen aktuelle und nutzerorientierte Informationen, Transparenz, Inklusion, Identifikation und Partizipation. Doch welche Behörden dienen als Benchmark?

Gemäss UN-Index sind die Top-5 E-Government-Staaten Südkorea, USA, Kanada, UK und die Niederlande. Reduziert man die Betrachtung auf den professionellen Einsatz von Social Media, sind es westlich des Atlantiks die Regierung der USA und  östlich die Exekutive der UK, die Social Media gekonnt einsetzen. Das heisst: eine ansprechende Website als Homebase betreiben, diese mit der Integration von ausgewählten Social Media ergänzen und die Accounts regelmässig und kontinuierlich mit aktuellen, relevanten Inhalten füttern, die Interaktion mit anderen Social-Media-Nutzern suchen und zeitnah antworten. Wie überall gilt auch hier: Lieber weniger, dafür richtig.

Das Weisse Haus ist der Musterschüler in Sachen Social-Media-Anwendung. Die Homebase Whitehouse.gov entspricht aktuellen Designstandards und hat eine saubere Informationsarchitektur. Vom Blog bis zum Podcast und Livestream – Information wird in multiple Träger übersetzt und zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus integriert die Homebase acht verschiedene Multimedia-Kanäle: Facebook, Twitter, Flickr, Myspace, Youtube, Vimeo, I-Tunes und Linked-In. Alle Accounts sind in einer einheitlichen «Corporate Identity» gehalten. Fast schon selbstverständlich, dass es auch eine White House App für I-Phone und I-Pad gibt. Ein ähnliches Bild ergibt sich im Vereinigten Königreich. Dort dient Number10.gov.uk als digitale Homebase für die Exekutive. Ergänzend werden Facebook, Twitter, Flickr und Youtube verwendet, um die Reichweite der Inhalte zur erhöhen und die Bürger dort zu erreichen, wo sie einen grossen Teil ihres Tages verbringen: Online. Mit Nummer 10 hat auch der Premierminister eine App für das I-Phone und das I-Pad. Auf Data.gov.uk werden ebenfalls statistische Rohdaten zur Verfügung gestellt.

In der Schweiz noch wenig Mustergültiges

Schaut man in die Schweiz, so lassen sich auf allen drei Ebenen – Bund, Kanton und Gemeinde – Bemühungen zur Integration von Social Media erkennen. Diese bauen aber vielmehr auf den Bemühungen einzelner Initianten und Abteilungen auf, als auf koordinierten, integrierten Bemühungen der gesamten Gemeinwesen. Regelmässig Erwähnung finden unter Social-Media-Spezialisten die Städte St. Gallen, Winterthur und Zürich. Ihnen soll hier eine kurze Analyse gewidmet sein.  

Die Stadt St. Gallen betreibt seit dem letz­ten Jahr die eigene Plattform Mysg.ch, auf der die Nutzer (und Einwohner der Stadt) selbst Fotos und Videos aufladen und Anlässe bewerben können. Während die Plattform mässig frequentiert und aktiv scheint, ist St. Gallen vorbildlich auf Twitter vertreten: Hier werden nicht nur relevante Informationen gestreut, sondern auch Nachfragen von Bürgern beantwortet. Im «Mobile-Government» führt Winterthur das Feld an: Von den Stadt-News bis zu den Abfallsammelstellen lassen sich die wichtigsten Informationen über eine I-App abrufen. Winterthur setzt aber auch – und das ist in Sachen Kommunikation entscheidender – auf Twitter. Hier wird noch zu viel gesendet und etwas zu wenig interagiert.

Die grösste Stadt der Schweiz, Zürich, verschläft bislang den Social-Media-Trend. Zwar ist Zürich Tourismus mit eigenen Seiten auf Flickr, Facebook und Youtube gut vertreten, aber wenig interaktiv. Zürich selbst präsentiert sich nicht mit einer offiziellen Facebook-Seite, ein Twitter-Account existiert, ist allerdings komplett verwaist. Der erfolgreich mit Social Media-Unterstützung durchgeführte Wettbewerb «eZürich» scheint hier die Theorie einzelner Initianten zu stützen. Lobenswerte Erwähnung gebührt an dieser Stelle noch kleineren Städten wie Lenzburg oder Amriswil, die sich erfolgreich und charmant im Netz positionieren.

Aus Fehlern lernen

Natürlich bietet Social Media nicht nur Chancen, sondern auch Risiken. Das primäre Risiko ist, Social Media als vorübergehenden Hype zu bewerten. Eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit den neuen Medien gehört zwingend auf die Traktandenliste ambitionierter Verwaltungen. Nur Übung macht den Meister und der Aufbau von Social-Media-Kompetenz braucht Zeit. Win­terthur, St. Gallen und Zürich haben ihre ersten Schlüsse schon gezogen.

Zum Autor:
Gregory Gerhardt,
ist Geschäftsführer von Amazee Labs und referiert am 9. März im Rahmen des Swiss eGovernment Forums zum Thema "Umgang mit Social Media in der Verwaltung".

Quelle:
NETZWOCHE 04/2011

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