Veröffentlicht in E-Government: Hintergrundberichte, Featured Second, Uncategorized, Themen, Dossier 19: eGovernment in der Schweiz: Mehrwert für den Service Public?

Langfristige Archivierung von Daten – egal welche Software

Daten und Dokumente sollten in einem Archiv abgelegt werden und auch nach mehreren Jahren noch auffindbar und lesbar sein – ganz gleich, welche Software verwendet wird. Damit dies möglich ist, entwickelte eCH einen Standard dafür.


Ein Gastbeitrag von Georg Büchler

Standards ermöglichen das Zusammenspiel von Produkten verschiedener Hersteller, ohne dass diese sich vorgängig absprechen oder auch nur kennen müssen.

Machen wir ein Beispiel: Ich kann meine Lampe online in Deutschland kaufen und die Glühbirne im Fachhandel in der Schweiz, und letztere passt in erstere, weil beide Produzenten den gleichen Standard implementiert haben. Die Glühbirne kann ich auch in eine andere Lampe einsetzen, oder für die Lampe ein neues LED-Leuchtmittel kaufen; die Standardisierung verhindert, dass man nur jeweils zugehörige und vom selben Hersteller produzierte Teile verwenden kann.

Das SIP

Im Fall der digitalen Archivierung sind die Hersteller Anbieter von Softwarelösungen für das Dokumenten- und Datenmanagement und die Entwickler von Archivsoftware. Dem Einschrauben der Glühbirne entspricht die medienbruchfreie und automatisierte Ablieferung von archivwürdigen Unterlagen vom Aktenproduzenten an das zuständige Archiv.

Die Rolle des Glühbirnensockels übernimmt im E-Government eine Schnittstelle, das Submission Information Package (Ablieferungsinformationspaket) oder kurz SIP. So «passen» Dokumente und Daten in das Archiv, egal welche Softwarelösung dahintersteht.

Anforderungen an das Paket

Das grundlegende Referenzmodell für die digitale Archivierung, das Reference Model for an Open Archival Information System OAIS (ISO 14721), skizziert die Anforderungen an ein solches Paket: Es ordnet Primär- und Metadaten verschiedener Art einander zu, ermöglicht es, dass archivierte Daten auch noch in dreissig oder fünfzig Jahren lesbar sind und dass sie als vertrauenswürdig und als Original festgelegt sind. Basierend auf dem OAIS-Referenzmodell hat die 2011 gegründete eCH-Fachgruppe Digitale Archivierung ihr erstes Produkt erstellt, den Standard eCH-0160, Archivische Ablieferungsschnittstelle (SIP).

Dieser Standard beruht auf einer im Schweizerischen Bundesarchiv entwickelten SIP-Spezifikation, die ihrerseits auf dem GEVER-Metadatenmodell I017 des Bundes aufbaut. Sie erlaubt es, strukturierte Unterlagen automatisch aus einem GEVER-System abzuliefern. Dies gilt auch für andere Dateiablagen oder Fachanwendungen. Die Metadaten zu diesen Unterlagen können direkt ins Archivinformationssystem importiert werden. Die genaue Struktur der abgelegten Informationen erlauben es, dass sie maschinell geprüft werden können.

Standard im GEVER-System verankert

Im E-Governement gelten die Archivgesetze ganz gleich wie in der Papierwelt: Staatliche Unterlagen von bleibendem Wert kommen am Ende ihres Lebenszyklus ins zuständige Archiv, wo sie langfristig archiviert und zugänglich gemacht werden. Die gesetzliche Grundlage ist dabei das eine, die einfache und automatisierte Umsetzung das andere. Hier liegen die Stärken und der spezielle Wert von eCH-0160.

 Die Schnittstelle ist in den verbreiteten GEVER-Systemen implementiert und wird auch bei Archivierungsvorhaben aus anderen Applikationen eingesetzt. Die Tatsache, dass es sich um einen eCH-Standard handelt, verleiht ihr ein Gewicht und eine Akzeptanz, die sonst nur schwierig zu erreichen wären.

Verschiedene Archivalienarten

Seit 2015 ist eCH-0160 v1.1 die aktuelle Version, wobei die Vorgängerversion 1.0 weiterhin gültig bleibt. Mittelfristig sind Weiterentwicklungen unabdingbar: Aktuell ist die Schnittstelle für Unterlagen aus GEVER-Systemen optimiert, sie sollte andere Archivalienarten aber genauso aufnehmen können. Dem Standard eCH-0160 stehen also noch etliche Jahre bevor.

 

 


 

 

Georg Büchler, lic. phil.

Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST, Archivar

Leiter der eCH-Fachgruppe Digitale Archivierung