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Digitalisierung dank Standards

Der Digitalisierungsgrad der Daten und des Informationsflusses zwischen Organisationseinheiten nimmt Jahr für Jahr zu. Dies gilt insbesondere auch in der Öffentlichen Verwaltung. Eine Folge davon ist, dass Geschäftsverwaltungs-Prozesse überarbeitet und komplett auf papierlos umgestellt werden. Damit verschiedene Softwareanwendungen miteinander kommunizieren können, sind aber Standards notwendig. Nur so gelingt die vollständige Digitalisierung.


Beitrag von Daniel Breitenmoser

Die Entwicklung aufgrund der Digitalisierung bringt grosse Veränderungen mit sich. Auch Verwaltungen sind deshalb gezwungen, sich mit diesem Thema zu beschäftigen und sich folgende Fragen zu stellen: Warum soll sich meine Organisation komplett digitalisieren? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die Digitalisierung in meiner Organisation erfolgen kann? Ist eine komplette Digitalisierung überhaupt möglich? Kann man den Angestellten zumuten, dass sie ihre Arbeiten vollständig digital ausführen?

Voraussetzungen für eine umfassende digitale Transformation

Um eine medienbruchfreie Kommunikation zu etablieren, müssen die in einem Unternehmen vorhandenen Abläufe und die dazugehörende Organisation bekannt sein. Wichtig dabei ist, dass alle Abläufe innerhalb und ausserhalb einer Organisation berücksichtigt werden, bei einer Gemeinde also beispielsweise auch der elektronische Zugriff auf Akten für Gemeinderäte, die Prüfung von Baugesuchen durch externe Fachleute oder gemeindeübergreifende Projekte wie ein Schulhausbau.

Cloud-basierte Geschäftsverwaltungssoftwares

Die digitale Transformation einer Organisation im Allgemeinen und einer Gemeinde im Speziellen wird durch eine cloud-basierte Software enorm beschleunigt. Die elektronische Aktenauflage ermöglicht den Behördenmitgliedern den Zugriff immer und überall – unabhängig von Standort und Gerät.

Ein Beispiel ist die Lösung „eGeko“ der Firma Ategra AG, mit welcher Gemeinden sowohl einfache wie auch komplexe Abläufe mit externen Beteiligten komplett digitalisiert abbilden können. Wichtige Externe werden dabei ebenfalls zu registrierten Anwendern der Geschäftsverwaltungs-Lösung. Jeder Berechtigte kann auf laufende Projekte zugreifen, den Projektstand einsehen und, wo erforderlich, seinen Beitrag zum Projektfortschritt leisten. Andere Externe werden über eCH-Schnittstellen integriert. Was heisst das konkret?

Prozesse werden vereinfacht

Ein Beispiel ist die elektronische Abwicklung von Baugesuchen. Ab 2020 soll im Kanton Zürich eine neue kantonale Baugesuchssoftware eingeführt werden (eBaugesucheZH). Damit dies möglich ist, müssen Daten zwischen den Gemeinden und der Kantonalen Verwaltung ausgetauscht werden. Die Grafik auf der folgenden Seite zeigt, wie dies auch in einem komplexen Themenfeld mit diversen Beteiligten möglich ist.

Neben der Workflow-Lösung sind Standards von eCH eine wesentliche Basis, damit die Daten ausgetauscht werden können: Die Dossierschnittstelle für den standardisierten Austausch von elektronischen Dossiers und Dokumenten zwischen E-Government-Anwendungen gemäss Standard eCH-0147 sowie der Beschrieb der Daten und Meldungen, welche im Kontext von elektronischen Baugesuchsverfahren zwischen den Baugesuchsplattformen und der verantwortlichen Behörde respektive den zuständigen Fachstellen ausgetauscht werden (Standard eCH-0211).

Software ja – aber bitte einfach

Jedes Unternehmen kann eine medienbruchfreie Kommunikation einrichten. Was es dazu braucht? Eine einfach bedienbare Software,  die dies ermöglicht und per eCH-Standards kommunizieren kann. Warum soll sie einfach bedienbar sein? Nicht jeder zukünftige Anwender ist ein „EDV-Freak“. Gerade Gemeinden können nicht erwarten, dass ihre gewählten Behördenmitglieder eine stark erklärungsbedürftige Software auch nutzen.

Die Software muss sich den Möglichkeiten der zukünftigen Anwender anpassen und eine Oberfläche bieten, die einfach lernbar ist. Zudem soll jeder seine eigene InfraInfrastruktur nutzen können – arbeiten doch viele Behördenmitglieder mit einem eigenen Gerät.

Fazit

Die komplette Digitalisierung ist gesetzlich (noch) nicht vorgeschrieben, bringt aber klare Vorteile: einfachere Suche nach Unterlagen, höhere Transparenz,  Einbindung von Externen in Abläufe und effizientere Prozesse. Ihre wichtigste Voraussetzung ist die Standardisierung von Schnittstellen, Formaten und Daten.

Digitalisierung dank Standards (Beitrag als PDF)

Daniel Breitenmoser, Gemeinderat und Projektleiter eGeKo

eCH Verein für E-Government Standards: eCH entwickelt Standards im Bereich E-Government. Für eine effiz iente digitale Zusammenarbeit zwischen Behörden, Unternehmen und Privaten. eCH baut auf die Zusammenarbeit priva ter und öffentlicher Partner. Fachgruppen stellen sicher, dass die Standards mit hoher Qualität und frei von Einzelinte ressen entwickelt werden.