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«… die Aufsichtsfunktion des Regierungsrats setzt eine entsprechende Betreuung der Organisation voraus… »

Beatrice Simon_gross

Beatrice Simon, Finanzdirektorin des Kantons Bern erklärt im Vorfeld der SGVW-Tagung zum Thema „Aufsicht“, wie der der Kanton Bern die Aufsicht über die verschiedenen Beteiligungen organisiert.


Der Kanton Bern verfügt über diverse, insbesondere auch grosse Beteiligungen. Gemäss Kantonsverfassung (Art. 95) unterstehen diese Beteiligungen der Aufsicht des Regierungsrats. Wie nimmt der Regierungsrat diese Aufsicht war? Was ist insbesondere der Beitrag der Finanzdirektion?

Der Regierungsrat hat im Jahr 2010 im Sinne einer einheitlichen Rahmenordnung das Gesamtkonzept der Aufsicht und des Controllings gegenüber den kantonalen Beteiligungen, Unternehmen und Institutionen erlassen. Kernelemente der Aufsicht bilden gemäss diesem Konzept die Eigentümerstrategien, die Aufsichtskonzepte, die Anforderungsprofile für Verwaltungs- und Stiftungsräte sowie ein jährliches standardisiertes Reporting. Mit den Leitungen einzelner Organisationen führt der Regierungsrat zudem ein- bis zweimal pro Jahr ein Controlling-Gespräch durch.

Ausserhalb des jährlichen Reportings sowie allfälliger Controlling-Gespräche nimmt der Regierungsrat im „Normalbetrieb“ seine Aufsicht durch die ihm von den zuständigen Fachdirektionen zur Beschlussfassung vorgelegten Geschäfte wahr. Es handelt sich dabei insbesondere um die Beurteilung von Anträgen an die Generalversammlung, die Genehmigung der Jahresberichte oder die Wahl allfälliger Mitglieder in den jeweiligen Verwaltungs- und Stiftungsrat.

Die Wahrnehmung der Aufsichtsfunktion des Regierungsrates setzt generell eine entsprechende Betreuung der Organisationen voraus. Diese Betreuung erfolgt durch die zuständigen Fachdirektionen. Diese stellen sicher, dass die kantonalen Interessen gegenüber diesen Organisationen gewahrt werden. Die zuständigen Fachdirektionen pflegen die Beziehungen zu den Organisationen und beschaffen sich die nötigen Informationen, um eine regelmässige Standortbestimmung und Risikobeurteilung vornehmen zu können.

Die Finanzdirektion bildet die Kontakt-, Koordinations- und Anlaufstelle der Direktionen im Bereich Beteiligungsmanagement. Sie wird in ihrer Koordinationsfunktion durch eine spezielle Arbeitsgruppe unterstützt, in welcher alle Direktionen und die Staatskanzlei vertreten sind.

Als Finanzdirektorin sind Sie für die Führung ihrer Direktion und auch für die Aufsicht verantwortlich. Was bedeutet für Sie in diesem Aufsicht in diesem Zusammenhang? Welche Instrumente setzten sie ein? Sind Aufsichtsaufgaben delegierbar?

Ich setze für die Führung meiner Direktion verschiedene Instrumente ein und schliesse jedes Jahr mit meinen Ämtern eine Leistungsvereinbarung ab. Darin sind die Tätigkeitsschwerpunkte und Leistungsziele festgelegt. Die Ämter erstatten mir monatlich Bericht über den Umsetzungsstand. Zeigen sich Abweichungen von der Zielvereinbarung, werden entsprechende Korrekturmassnahmen diskutiert und beschlossen. Ende Jahr folgt dann ein ausführlicher Jahresbericht.

Mit jedem Amt der Finanzdirektion führe ich zudem jeden Monat eine Heure Fixe durch. Gemäss einer vorgängig erstellten Traktandenliste und Akten zu den einzelnen Traktandenschwerpunkten wird durch die Geschäftsleitungen über die wichtigsten Geschäfte Bericht erstattet, Projektstände werden erläutert, Risiken beurteilt usw. Dies erlaubt es mir, laufend über die wichtigsten Amtsgeschäfte im Bilde zu sein und bei Bedarf Massnahmen zu beschliessen oder nähere Abklärungen in Auftrag zu geben.

Sehr bewährt hat sich die so genannte „Amtsbetreuung“ durch die stellvertretenden Generalsekretäre. Sie arbeiten sehr eng mit den Ämtern zusammen. Sämtliche Geschäfte der Ämter, welche auf Stufe Direktion (z.B. Ausgabenbewilligung), Regierungsrat (z.B. Verordnungsänderung) oder Grosser Rat (z.B. Vorstossanworten oder Gesetzesrevisionen) abgewickelt werden, werden von der Amtsbetreuung einer vertieften Qualitätssicherung unterzogen, bevor diese Geschäfte mir via Generalsekretär zugeleitet werden. Somit besteht bei den Geschäften meiner Ämter ein mehrstufiges Qualitätssicherungssystem nach dem 4- bzw. 6-Augen-Prinzip.

Und schliesslich führe ich mit den Amtsvorstehern jährlich ein Mitarbeitergespräch durch, in welchem eine umfassende Leistungsbeurteilung zum vergangenen Jahr sowie Zielvereinbarungen für das Folgejahr festgelegt werden. Für diese Leistungsbeurteilung werden von meinem Stab gezielt Daten und Fakten zum abgelaufenen Geschäftsjahr zusammengetragen.

Die Führung der Direktion steht im Zentrum meiner Tätigkeit als Direktionsvorsteherin. Eine eigentliche Aufsichtsfunktion steht selten im Vordergrund. Meist ist dies im Zusammenhang mit sogenannten aufsichtsrechtlichen Anzeigen gemäss Artikel 101 des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege der Fall. Mit diesem Instrument können der Finanzdirektion als Aufsichtsbehörde über die Tätigkeit ihrer Ämter Tatsachen gemeldet werden, die ein Einschreiten als erforderlich erscheinen lassen. Solche Anzeigen, die jede Person formlos und ohne substantiierte Begründung einreichen kann, erhält die Finanzdirektion in rund fünf bis höchstens zehn Fällen pro Jahr. Ich lasse die entsprechenden Vorwürfe und Beanstandungen immer sorgfältig durch meinen Rechtsdienst abklären. Manchmal können aufgrund der Anzeigen Verbesserungen bei unserer Arbeit umgesetzt werden. In den allermeisten Fällen ist jedoch zum Glück festzustellen, dass den Anzeigen keine weitere Folge zu geben ist.

Ihre Direktion und die ganze kantonale Verwaltung beaufsichtigt nicht nur, sondern wird auch beaufsichtigt, insbesondere durch die Finanzkontrolle. Wie beurteilen sie das Zusammenwirken von FK, Regierungsrat und Verwaltung? Was ist das Rezept für eine gute Zusammenarbeit?

Die Zusammenarbeit mit der Finanzkontrolle hinsichtlich ihres „Grundauftrags“ – die Prüfung der Ordnungsmässigkeit der Rechnungsführung und Rechnungslegung – funktioniert in der Regel gut. Akzentuiert treten unterschiedliche Auffassungen hingegen dann auf, wenn die Finanzkontrolle über diesen „Grundauftrag“ hinaus aktiv wird. Dazu gehören gemäss unserem Finanzkontrollgesetz die Prüfung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, die Zweckmässigkeit sowie die Wirksamkeit der Haushaltsführung. In diesem erweiterten Bereich findet sich die Finanzkontrolle aus meiner Sicht in einem gewissen Graubereich. Übt die Finanzkontrolle diesen Auftrag extensiv aus – indem sie sich beispielsweise in grundsätzlicher Art und Weise zur Aufgabenerfüllung durch die Verwaltung äussert – besteht relativ schnell einmal die Gefahr, dass sie in die in der Kantonsverfassung verankerte Führungsverantwortung und Organisationsautonomie des Regierungsrates eingreift. Zudem wird mit einem extensiven Auftragsverständnis der Finanzkontrolle auch die Aufsichtskompetenz des Grossen Rates verwischt.

Entscheidender Erfolgsfaktor für eine gute Zusammenarbeit ist aus meiner Sicht, wenn sich alle Akteure – Finanzkontrolle, Regierungsrat, Verwaltung – auf ihre Rolle konzentrieren und diese nicht vermischt werden.

Aufsicht:
Am 16. Mai 2017 findet die SGVW-Frühlingstagung in Bern statt. Die Tagung befasst sich mit dem Thema „Aufsicht in und durch die Verwaltung“. Für Interessierte ist das Programm (Link) und die Anmeldung zur Tagung (Link) auf der Wissensplattform aufgeschaltet.

Zur Interviewpartnerin:
Beatrice Simon ist seit dem 1. Juni 2010 Regierungsrätin des Kantons Bern und Vorsteherin der Finanzdirektion. Aktuell hält sie das Amt der Regierungspräsidentin des Kantons Bern inne.

Die Fragen wurden durch Urs Bolz / Peter Müller (Tagungsleitung) schriftlich gestellt.