Veröffentlicht in Dossier 11: "Intelligentes Sparen" im öffentlichen Sektor, Featured, Im Fokus

Prozessanalyse in der kantonalen Verwaltung

Marc Ehrensperger und Fabian Trinkler Prozess_Vorschau_377380__Karin Jung

Ein Praxisbericht aus dem Kanton Schwyz


Die öffentlichen Verwaltungen gerieten in den letzten Jahren aufgrund verschlechterter finanz- und fiskalpolitischen Rahmenbedingungen immer mehr unter Druck und waren in der Folge gezwungen, Entlastungs- und Sparpakete zu schnüren. Diese beinhalten oftmals verschiedene Massnahmen zur Optimierung der Aufwandseite. Der vorliegende Artikel befasst sich mit einem an die Kaizen-Methodologie angelehnten Ansatz zur Analyse der bestehenden Tätigkeiten und der daraus resultierenden Arbeitsergebnisse durch die eigenen Mitarbeitenden einer öffentlichen Organisation. Die Zielsetzung ist dabei, freie Kapazitäten zu schaffen, die wiederum für bestehende und allfällige neue Kernaufgaben eingesetzt werden können. Der Kanton Schwyz hat die Methodik zuerst in einem Pilotprojekt (2015) und anschliessend kantonsweit (2016) angewendet.

Ablauf und Methode

Aus der Vielzahl von Managementkonzepte wurde im Kanton Schwyz ein Ansatz mit dem Arbeitsnamen „Prozessanalyse“ (PA) ausgewählt. Die PA beinhaltet verschiedene Elemente diverser Denkrichtungen, trägt aber am deutlichsten die Merkmale einer „zeitlich begrenzten Kaizen Intervention“. Führungspersonen und ausgewählte Mitarbeitende werden über Workshops in die Verbesserungsanstrengungen eingebunden und entscheiden somit direkt und selbst über Optimierungen. Dabei steht – wie im Kaizen gefordert – das Abwerfen von unnötigem Ballast und der möglichst wirksame Einsatz der vorhandenen Ressourcen im Fokus. Die Methodik wurde im Jahr 2015 mittels eines Pilotprojekts in zwei Departementen getestet und evaluiert. Nachdem der Pilotversuch erfolgreich verlief, entschied sich der Regierungsrat für eine verwaltungsweite Durchführung der PA im Jahr 2016.
Mittels der PA sollen in der Verwaltung des Kantons Schwyz Ideen zur Vereinfachung der Arbeitsprozesse entwickelt und freie Kapazitäten geschaffen werden. Durch die Streichung von nicht zwingend benötigten Tätigkeiten und der Sicherstellung von effizienten Abläufen sollen Ressourcen für die Erfüllung bestehender und allfälliger neuer Kernaufgaben frei werden. Dafür erfolgte eine systematische Analyse der Tätigkeiten und Abläufe sowie der entsprechenden Produkte und Arbeitsergebnisse in den einzelnen Organisationseinheiten. Die PA wurde entlang von fünf Phasen durchgeführt: 1. Vorbereitung, 2. Erfassung, 3. Ideenfindung, 4. Bereinigung und Beschlussfassung sowie 5. Umsetzung. Die Dauer bis zur Beschlussfassung war sowohl im Pilotversuch im Jahr 2015 als auch in der verwaltungsweiten Durchführung im Jahr 2016 je rund acht Monate. Die Umsetzung der Ideen sollte innert maximal zwei Jahren erfolgen, kann allerdings abhängig von der Idee und von der personellen Konstellation auch länger dauern.

Fazit und Schlussbetrachtung

Festzuhalten ist, dass im Kanton Schwyz sämtliche Ideen und Vorschläge von verwaltungsinternen Mitarbeitenden stammen. Externe Beratung wurde nur zur methodischen Begleitung in Anspruch genommen. Positiv bewertet wurden von den involvierten Kadern die erarbeiteten Tätigkeits- und Produktebilder. Ein in den verschiedenen Rückmeldungen oft gemeldeter weiterer Nutzen der PA war zudem ein wichtiger Aspekt der Organisationskultur. Kritisch ist und bleibt die Herausforderung der Umsetzung der Ideen. Papier ist bekanntermassen geduldig. Das rechnerische Potenzial ist beachtlich, aber es muss noch abgewartet werden, inwiefern die Umsetzung in diesem Ausmass gelingen wird.

Die Rückkoppelung der Praxiserfahrungen (…) führt zur Schlussfolgerung, dass sich die erwähnte Feststellung von Fryer, Antony und Douglas (Fryer, Antony und Douglas, 2007) – dass effizienzsteigernde Managementansätze in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich angewendet werden können – bestätigt. Vor allem der Einbezug der eigenen Mitarbeitenden sowie die Ideengeneration in Workshopform tragen die expliziten Züge einer zeitlich begrenzten Kaizen-Intervention, womit sich auch die PA in die Reihe der vorhandenen Implementationsstudien von Kaizenansätzen in der öffentlichen Verwaltung einreihen kann. Auch die periodische Wiederholung der PA wurde im Projekt thematisiert, was bei einer Umsetzung ein Schritt in Richtung KVP (Konzept des „Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses“) wäre.

Abschliessend kann festgehalten werden, dass die Durchführung der PA für die kantonale Verwaltung Schwyz eine neue Erfahrung war und die bisher vorhandenen Ergebnisse aus dem Pilotversuch und der verwaltungsweiten Durchführung positiv sind. Unter dem Schlussstrich dürfte sich damit die Durchführung der PA für den Kanton Schwyz gelohnt haben. Die erläuterte Methodik weist eine hohe Flexibilität in ihrer Anwendbarkeit auf und konnte adäquat an die Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung adaptiert werden. Mit Blick auf die in Zukunft weiterhin angespannte finanz- und fiskalpolitische Lage und dem daraus resultierenden Spardruck für die öffentlichen Verwaltungen dürften solche produktivitäts- und effizienzsteigernden Ansätze in den nächsten Jahren von hoher Relevanz sein.

Dies ist ein Auschnitt des im Jahrbuch 2016 publizierten Artikels. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Das SGVW-Jahrbuch 2016 kann für 42 CHF unter [email protected] bestellt werden.




Bildquelle: Karin Jung / pixelio.de