Veröffentlicht in Dossier 27: Erwartungshaltungen und Anforderungen an das Top-Verwaltungsmanagement, Dossier 33: Nachhaltigkeit in Politik und Verwaltung, Dossier 8: Verwaltung wohin? Der öffentliche Sektor zwischen Stabilität und Veränderung, Featured, Im Fokus

Das CAF-Modell als strategisches Steuerungsinstrument in der öffentlichen Verwaltung

Rick Trap Vorschau_Büroklammern_1024

Kann dieses Selbstbewertungsinstrument auch in der Schweiz Fuss fassen?


Was ist CAF?

Das CAF-Modell (CAF steht dabei für «Common Assessment Framework») ist ein Instrument zur Selbstbewertung für Verwaltungseinheiten bzw. Organisationen des öffentlichen Sektors (z.B. Bundesämter, kantonale Ämter, Gemeinden, öffentliche Schulen und Spitäler usw.). Es wurde vom „European Institute of Public Administration“ (EIPA) für die öffentliche Verwaltung entwickelt und lehnt sich am EFQM Modell an. Seine konsequente Anwendung führt zu einer strukturierten, übersichtlichen, wirkungsorientierten und nachhaltigen Führung der Verwaltungseinheit und schafft die Basis für kontinuierliche Verbesserung der letzteren. Somit kann das CAF-Modell als strategisches Steuerungsinstrument einer Verwaltungseinheit verstanden und vor allem genutzt werden.

Wie ist das Model aufgebaut?

Das CAF Modell unterscheidet zwischen sogenannten Befähigerkriterien (Themenfelder 1-5) und Ergebniskriterien (Themenfelder 6-9).

(Abbildung 1: Das CAF Modell mit seinen Themenfelder)

(Abbildung 1: Das CAF Modell mit seinen Themenfelder)

Die Befähigerkriterien (1-5) bestimmen die Tätigkeiten einer Verwaltungseinheit und die Art und Weise, wie sie ihre Aufgaben erfüllt, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die Ergebniskriterien (6-8) befassen sich mit der Wahrnehmungsmessung und der Messung von internen Leistungsergebnissen bei den Themenfeldern Bürger/innen und Kund/innen, Mitarbeiter/innen, sowie der Gesellschaft. Die Messung der wichtigsten Leistungsergebnisse zeigt, inwieweit die Organisation ihre Ziele gesamthaft erreicht.


Drei Phasen der CAF-Anwendung

Die Einführung des CAF Modells in einer Verwaltungseinheit erfolgt in drei Phasen. Am Anfang entscheidet und kommuniziert die Leitung einer Organisation den CAF-Prozess durchzuführen, danach folgt der eigentliche Selbstbewertungsprozess und abschliessend werden Verbesserungsmassnahmen erarbeitet. Im Detail sehen die drei Phasen wie folgt aus:

Phase 1 Der Entscheid und die Kommunikation des CAF Vorhabens: Will eine Verwaltungseinheit das CAF-Modell einführen, so muss die Direktion hinter dem Vorhaben stehen und dieses entsprechend mittragen. Sie muss das CAF Vorhaben in der Verwaltungseinheit ankündigen und sich an der Selbstbewertung und Verbesserungsplanung und -umsetzung aktiv beteiligen.

Phase 2 Der eigentliche Selbstbewertungsprozess: Als erstes müssen sogenannte Selbstbewertungsgruppen gebildet und geschult werden. Anschliessend wird die Selbstbewertung durchgeführt. Bei dieser Selbstbewertung werden gemeinsam a) für jedes Themenfeld Stärken und Schwächen festgehalten und b) die heutigen Tätigkeiten im jeweiligen Themenfeld anhand einer vorgegebenen Bewertungstabelle bewertet.So wird zum Beispiel beim Themenfeld Führung im Rahmen der Selbstbewertung besprochen/beschrieben und anhand von vorgegebenen Indikatoren evaluiert wie:

  • der Verwaltungseinheit eine klare Richtung vorgegeben wird
  • sie gelenkt und steuert wird
  • die Mitarbeitenden motiviert und geführt werden
  • Beziehungen zu wichtigen Interessensgruppen gepflegt werden

Als Resultat dieser Selbstbewertung liegt einerseits eine Zusammenstellung der Stärken und Schwächen vor:

(Abbildung 2: Auszug aus dem Selbstbewertungsinstrument CAF-CH)

(Abbildung 2: Auszug aus dem Selbstbewertungsinstrument CAF-CH)

und andererseits die Resultate der durchgeführten Bewertung durch die Selbstbewertungsgruppen.

(Abbildung 3: Übersicht über den Auszug der Selbstbewertung von CAF-CH)

(Abbildung 3: Übersicht über den Auszug der Selbstbewertung von CAF-CH)

Nach der Bewertung alle Themenfelder lassen sich die Reusultate auch graphisch zusammenfassen.

(Abbildung 4: Grahpische Zusammenfassung der Selbstbewertung)

(Abbildung 4: Grahpische Zusammenfassung der Selbstbewertung)

 

Phase 3 Verbesserungsmassnahmen und Priorisierung: Hier steht die Entwicklung, die Festlegung von konkreten Verbesserungsmassnahmen und deren Priorisierung im Vordergrund. Sind die Massnahmen festgelegt werden diese kommuniziert und umgesetzt.

(Abbildung 5: Erarbeitet Verbesserungsmassnahmen)

(Abbildung 5: Erarbeitet Verbesserungsmassnahmen)

CAF-Anwendungsbeispiele in der Schweiz?

In der Schweizer Verwaltung gibt es auf kommunaler, kantonaler und Bundesebene CAF Anwender. So hat zum Beispiel das Bundesamt für Polizei (FEDPOL) kürzlich ein solches CAF Projekt durchgeführt. Im internationalen Vergleich ist jedoch die Anwendung des CAF Modells in der Schweiz eher noch moderat. Vielleicht wird sich das künftig ändern?

Zum Autor:

Rick Trap, ist Mitgründer und Präsident des Vereins „Common Assessment Framework Schweiz“. Er ist Leiter der Sektion Konjunkturerhebungen im Bundesamt für Statistik in Neuenburg.

Mehr zum Thema:

Der Verein CAF-CH (Link) wurde mit der Idee die Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung zu stärken gegründet. Ziel und Zweck des Vereins ist die Förderung des Einsatzes des CAF Modells (Rahmen zur Selbstevaluation) in der Schweizer Verwaltung.

Auf europäischer Ebene werden die Initiativen zum CAF-Modell im European Institute of Public Administration (EIPA) gebündelt (Link).