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«…Interessenskonflikte können insbesondere in der Beschaffung entstehen…»

Misstände innerhalb der Verwaltung führen zu einem Vertrauensverlust in der Bevölkerung. Eine Whistleblowing-Stelle bietet eine Möglichkeit um solche Missstände melden zu können. Der Kanton Bern hat nun schon zwei Jahre Erfahrungen mit der neuen Stelle machen können. Auf was können andere Gemeinwesen bei der Einführung einer Whistleblowing-Stelle achten?


Weshalb braucht der Kanton Bern eine Whistleblowing-Stelle?

Das Vertrauen der Bürger in die kantonale Verwaltung ist zentral. Es ist durchaus möglich, dass gewisse Vorgänge nicht optimal ablaufen. Aus Sicht des Kantons Bern besteht das Risiko im Wesentlichen aus zwei Faktoren. Einerseits sind dies finanzielle Risiken, aber andererseits, fast wichtiger, sind Reputationsrisiken. Finanzielle Risiken werden mittels IKS und anderen Instrumenten kontrolliert. Mit der Whistleblowing-Stelle versuchen wir das Reputations-Risiko besser abdecken zu können um gegebenenfalls intern auf Missstände reagieren zu können. Ziel ist es, dass Missstände frühzeitig intern gelöst werden können ohne dass die Situation eskaliert und externe Stellen involviert werden müssen.

Wie viele Fälle wurden bis jetzt der Whistleblowing-Stelle gemeldet?

Im ersten Jahr wurden uns sechs Fälle gemeldet. Aufgrund allgemeiner Erfahrungen haben wir mit 5-10 Fällen gerechnet. Dies ist einerseits darauf zurückzuführen, dass die Bekanntheit der Whistelblowingstelle in der Verwaltung gesteigert werden muss. Andererseits braucht es aber auch einen gewissen kulturellen Wandel, dass man auch aktiv auf Missstände hinweist und diese Umstände als nicht gegeben betrachtet. Dies ist natürlich ein längerfristiger Prozess, welcher in den verschiedenen Direktionen nicht gleich fortgeschritten ist. In den ersten Monaten dieses Jahres haben aber die Meldungen angezogen.
Leider melden sich aber noch viele Personen erst kurz bevor sie die Stelle wechseln bei uns. Dies ist aus unserer Sicht nicht ideal, da die Missstände wahrscheinlich schon längere Zeit bestanden.

Welche Bereiche betreffen die Meldungen der Verwaltungsangestellten?

Interessenskonflikte können insbesondere im Beschaffungswesen entstehen. Andere Meldungen betreffen die Arbeitsorganisation und Ineffizienz der Verwaltung. Letzteres ist als aussenstehende Kontrollorganisation schwierig zu beurteilen und wir sind auf Meldungen aus der Verwaltung angewiesen. Für andere Meldungen im zwischenmenschlichen Bereich wie Führungsprobleme oder Mobbing sind wir nicht zuständig und verweisen auf die zuständigen Stellen im Personalamt.

Wie melden die Mitarbeitenden einen Vorfall bei der Whistleblowing-Stelle?

Sie nehmen Kontakt via E-Mail oder Telefon mit uns auf. Anschliessend erfolgt eine erste Besprechung in unseren Räumlichkeiten. Wir klären den Whistleblower dabei auch über ihre Rechte und den besonderen Schutz im Personalgesetz auf. Eine anonyme Meldung ist nicht vorgesehen.
Für Viele entfaltet nur schon das Deponieren ihres Anliegens eine wichtige psychologische Wirkung. Endlich wird die Person mit ihrem Anliegen ernst genommen. Nach der Meldung übernimmt die Whistelblowing-Stelle den Fall und der Mitarbeitende erhält kein Feedback, welche konkreten Massnahmen getroffen wurden.

Was passiert intern nach einer Meldung?

Als erstes beurteilen wir unsere Zuständigkeit des Falls. Allenfalls würden wir die Person an die zuständigen Stellen wie das Personalamt oder die Gewerkschaft verweisen.
Betrifft der Sachverhalt aber Bereiche in unseren Zuständigkeiten, klären wir die Dringlichkeit ab. Wenn beispielsweise Geld aus der Kasse genommen oder Material gestohlen wird, besteht ein dringender Handlungsbedarf. Falls aber weniger konkrete Vorfälle, wie beispielsweise eine mangelnde Auslastung einer Organisationseinheit gemeldet wird, schauen wir, wann in den nächsten ein bis zwei Jahren sowieso eine Überprüfung des Amts ansteht. Anschliessend wird ein konkreter Prüfauftrag formuliert, welcher den gemeldeten Sachverhaltgenauer untersucht. Dies erfolgt im Rahmen der normalen Prüftätigkeit und zwar ohne Rückschlussmöglichkeit auf die Meldung des Whistleblowers.. Falls sich der Verdacht in dieser Prüfung erhärtet, werden weitere tiefergreifende Prüfmassnahmen mit der übergeordneten Stelle abgesprochen.
Durch die zeitliche Distanz zwischen der Meldung und der Überprüfung eines Sachverhaltes lässt sich ein Zusammenhang mit Whistleblowing vermeinden. Im Fokus steht die Behebung eines Missstandes und nicht wie man auf das Problem aufmerksam geworden ist.

Welche Schutzmechanismen sind für Whistleblower vorgesehen?

Aus rechtlicher Sicht gibt es eine Bestimmung im Personalgesetz, welche explizit Whistleblower schützt. Diese besagt, dass wenn eine Meldung in gutem Treu und Glauben erfolgte, diesem Mitarbeitenden nicht gekündigt werden kann oder aber auch nicht in der Karriereentwicklung behindert werden darf.
Jedoch sollte aufgrund der Anonymität des Whistleblowers sowie des zeitlichen Abstands zwischen der Meldung und einer allfälligen Massnahme kein Rückschluss auf den Whistleblower gemacht werden können, sodass diese rechtlichen Schutzmassnahmen eigentlich gar nicht zur Anwendung kommen sollten.

In welchen Bereichen orten Sie Vorteile einer Whistelblowing-Stelle gegenüber dem Ombudsmann?

Einerseits ist dies sicherlich ein finanzieller Vorteil. Wir betreiben die Whistelblowing-Stelle mit dem bestehendem Budget. Dies ist insofern möglich, da im Moment noch relativ wenige Meldungen gemacht werden.
Andererseits können wir die Meldungen gut mit unserer normalen Prüftätigkeit bei den Ämtern verbinden. Die Prüfung des gemeldeten Sachverhaltes erfolgt dadurch unauffällig. Würde hingegen ein Ombudsmann in ein Amt kommen, ist sofort klar, dass dies nur aufgrund einer vorgehenden Meldung geschieht. Fehlbare Mitarbeitende würden somit sofort damit beginnen ihre Handlungen zu vertuschen.

Welche Ratschläge können Sie bei der Einführung der Whistleblowing-Stelle anderen interessierten Gemeinwesen geben?

Für eine schnelle und wirksame Einführung einer Whistleblowing-Stelle ist die Unterstützung der obersten politischen Führungsriege essentiell. In der Privatwirtschaft zeigte sich, dass wenn der CEO oder Verwaltungsrats-Präsident die Einführung einer solchen Stelle unterstützt, viele andere Hürden einfacher genommen werden können. Fehlt diese Unterstützung oder ist sie nur halbherzig vorhanden, braucht es einen ziemlich langen Atem, bis diese zusätzliche Stelle eingeführt werden kann. In unserem Fall wurde die Whistleblowing-Stelle im Rahmen der Revision des Finanzkontrollgesetzes eingeführt.
Nach einer erfolgreichen Einführung der Stelle ist die Bekanntmachung beim Personal und insgesamt der kulturelle Wandel hin zu einer transparenten Verwaltung wichtig.

Weitere Informationen:

Link zur Whistleblowing-Stelle des Kantons Bern (Link)

Art. 50 Personalgesetz (PG) des Kantons Bern

Melderecht bei Missständen und Schutz
1. Wer der Meldestelle für Missstände gemäss Artikel 17a des Gesetzes vom 1. Dezember 1999 über die Finanzkontrolle (Kantonales Finanzkontrollgesetz, KFKG)[3] eine Meldung im guten Glauben erstattet oder bei der Abklärung Unterstützung leistet, darf deswegen im Anstellungsverhältnis nicht benachteiligt werden. Als Benachteiligung gelten insbesondere Kündigung, Zurückstufung in der Hierarchie, Versetzung, Verweigerung der Beförderung oder des Gehaltsaufstiegs sowie die bewusste Beeinträchtigung psychischer Art und deren Duldung.
2. Wer wegen einer solchen Meldung oder der Unterstützung bei der Abklärung von einer Benachteiligung im Sinne von Absatz 1 betroffen ist, kann von der zuständigen Behörde deren Beseitigung verlangen.

Über den Interviewpartner:

Thomas Remund ist seit 2010 Leiter der Finanzkontrolle des Kantons Bern. Während den letzten über 30 Jahren war er in verschieden Leitungsfunktion im Banken-, Revisions- und Finanzbereich tätig.

Lukas Reichmuth führte das Interview.