Balanced Scorecard in öffentlichen Verwaltungen

Im Rahmen einer Projektarbeit an der Fachhochschule Nordwestschweiz in Basel wurde eine schweizweite Erhebung zum Thema Balanced Scorecard (BSC) in öffentlichen Verwaltungen durchgeführt. Das Ziel war herauszufinden, wie viele Ämter in der Schweiz dieses Instrument zur Strategieumsetzung nutzen.

Befragt wurden alle Schweizer Departemente auf Kantonsebene sowie jene der neun grössten Städte. Die BSC-Nutzer wurden anschliessend mittels detailliertem Fragebogen zur Entwicklung und Nutzung dieses Instruments befragt. Neben dieser Umfrage wurden 13 qualitative Experteninterviews – die Teil eines separaten Forschungsprojektes des betreuenden Dozenten sind – geführt, deren Resultate in die Analyse der Funktion und Leistungsfähigkeit der BSC in öffentlichen Verwaltungen einfliessen.

Ergebnisse der empirischen Erhebung

Von den 209 befragten Departementen gaben 28 an, dass ihrem Departement mindestens ein Amt untersteht, das eine BSC implementiert oder in Planung hat. Dies entspricht rund 13% aller befragten Departemente.

Aufgrund der zeitlichen Rahmenbedingungen und der somit gewählten Erhebungsmethode ist davon auszugehen, dass schweizweit noch weitere als die von uns gefundenen Ämter mit einer BSC arbeiten.

Abb. 1
Abb.1: Balanced Score Card

Betrachtet man die Verteilung in Bezug auf die einzelnen Sprachregionen, gibt es in der Deutsch-Schweiz mit rund 15% deutlich mehr BSC-Nutzer als in der Romandie mit 8%. Im Tessin wurde nur ein einziges Departement ausfindig gemacht.

Weiter kristallisierte sich heraus, dass dieses Führungsinstrument in städtischen Verwaltungen weiter verbreitet ist als in kantonalen; Ämter mit BSC haben wir in 22% der städtischen Departemente und in 10% der kantonalen Departemente gefunden.

Die ermittelten 28 Departemente meldeten uns 33 Ämter mit BSC im Einsatz und 11 Ämter mit BSC in Planung. Um detaillierte Informationen zu gewinnen, wurde ersteren 33 Ämtern ein Online-Fragebogen zugeschickt.

Ergebnisse der Online-Umfrage

Gemäss Theorie sollten in öffentlichen Verwaltungen nicht die Finanzen als strategischer Schwerpunkt definiert werden, da die Erfüllung des Leistungsauftrages und die Kundenzufriedenheit die strategisch wichtigsten Ziele darstellen. Durch die Umfrage konnte dies bestätigt werden, denn 58% der Befragten haben entweder die Perspektive "Wirkung" oder "Kunden" als oberste Perspektive definiert. Die Finanzen wurden von 26% als primäres Ziel angegeben.

Weiter konnte festgestellt werden, dass Mitarbeiter, welche anfangs positiv oder neutral auf die Einführung einer BSC reagierten, in den meisten Fällen auch heute noch positiv eingestellt sind. Ausserdem steigt die Akzeptanz der Mitarbeiter mit zunehmender Einsicht in die BSC. Laut Umfrage besteht zudem kein Zusammenhang zwischen der Grösse des Amtes und der Einstellung der Mitarbeiter gegenüber der BSC.

Fazit beider Umfragen

Bei der Entwicklung der BSC sind zwei Faktoren entscheidend. Die volle Unterstützung der Geschäftsleitung sowie die treffende Bestimmung der Messgrössen, Zielwerte und Massnahmen.

Damit die BSC von den Mitarbeitern getragen wird, kommt es in der Einführungsphase vor allem auf eine gute Kommunikation an. Werden die BSC-Ziele auf jeden Mitarbeiter heruntergebrochen, wissen alle, was sie zum Erreichen der Unternehmensstrategie beitragen können. Dazu bieten die Mitarbeitergespräche eine ideale Plattform.

Um das Instrument am Leben zu erhalten, ist eine regelmässige Pflege und Aktualisierung der BSC erforderlich. Einerseits sollten aktuelle Werte vorhanden sein, anderseits sollte aber auch die Strategielandkarte immer wieder überdacht werden.

Bei den Interviewpartnern reicht die IT-Unterstützung von kostengünstigen Excel-Lösungen bis zu teurer Spezialsoftware. Während bei den Einen teuer erarbeitete IT-Lösungen die Kosten den Nutzen übertrafen, hatten andere Ämter mit einer guten Excel-Version Erfolg -weniger ist manchmal mehr.

Zu den Autoren:

Josua Buser, Stefanie Ghezzi, Anja Häring, Michèle Schoeffel und Michael Stettler sind Studenten der Fachhochschule Nordwestschweiz Basel

Originalartikel: