Die Bedarfsträger wollen einfacher, schneller und günstiger beschaffen als mit konventionellen Abläufen. Der Einkauf will die Planungsgrundlagen verbessern, die Gesamtkosten reduzieren und die Transparenz erhöhen.

Praxisbeispiele

Verschiedene Praxisbeispiele zeigen auf, dass markante Einsparungen und Prozessverbesserungen möglich sind. Das Einführungsmodell ist nicht entscheidend. Landesweite Vorhaben mit bedeutenden Investitionen und langer Projektdauer können ebenso erfolgsversprechend umgesetzt werden wie Modelle, bei denen Einkaufsleistungen und Systeme an externe Dienstleister übertragen werden.

Für bewährte Kataloglösungen und anspruchsvolle Auktionsplattformen gilt gleichermassen, dass die technologischen Herausforderungen weitgehend gelöst sind. Die Anforderungen an die Organisationsentwicklung, um von schlanken Prozessen profitieren zu können, dürfen nicht unterschätzt werden.

Strukturierung des Ausschreibungsprozesses

Die Aussage, dass jede Ausschreibung individuell ist, ruft nach der Ergänzung, dass die rechtlichen Normen wie Beschaffungsgesetze oder Submissionsverordnungen einen klaren Bedarf aufzeigen für ein strukturiertes Vorgehen und Vorlagen als Unterstützung für Projektleiter und Beschaffungsverantwortliche. Initiativen aus der Praxis wie die Vor­lagen auf eHERMES zeigen auf, wie Erfahrungen gesammelt und einem breiten Publikum zur Verfügung gestellt werden können. Für anspruchsvolle Ausschreibungen mit aufwändigen Kriterienkatalogen, ausgefeilten Fragebogen, konsolidierten Bewertungen und aussagekräftigen Tabellen und Grafiken für den Evaluationsbericht steht den öffentlichen Auftraggebern im Internet ein Tool zur Verfügung, das gleich noch ein standardisiertes Vorgehen unterstützt und Revisionssicherheit gewährleistet. (Hier kann zum Testsystem zugegriffen werden.)

Messgrössen E-Procurement

Die wichtigsten Messgrössen für die Ermittlung erfolgreicher Konzepte und Projekte sind die Senkung der Einkaufs- und Prozesskosten, die Verbesserung der logistischen Leis­tungen, die Erhöhung der Transparenz im Informations-, Güter- und Wertefluss und die Stärkung des Kostenbewusstseins der Besteller.

Zum Autor:

Guido Eicher, Informatikstrategieorgan Bund ISB, Fachstelle Informationstechnologien im öffentlichen  Beschaffungswesen