Ein Hauptverantwortlicher im Projekt VEKTOR, Herr Martin Dahinden, Direktor der Direktion für Ressourcen und Aussennetz im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA, gibt Einblick in den anlaufenden Prozess einer Verwaltungsmodernisierung mit Pioniercharakter.
Herr Dahinden, in welcher Hinsicht spielt das Projekt VEKTOR eine Pionierrolle?

Die Arbeit der diplomatischen und konsularischen Vertretungen gehört zu den Kernaufgaben eines Staates. Die Herausforderung im Projekt VEKTOR besteht darin, diese hoheitlichen Tätigkeiten weiterhin eng politisch zu führen und gleichzeitig eine zeitgemässe Ressourcensteuerung zu verwirklichen.
Ich bin sicher, dass wir mit VEKTOR Ergebnisse erzielen, die auch für andere Bereiche der öffentlichen Verwaltung von Interesse sind. Erst wenn auch andere den gleichen Weg beschreiten, kann von einer Pionierrolle gesprochen werden.

Welche Gründe führten zum Projekt VEKTOR?

Heute sind die schweizerischen Auslandvertretungen eingeengt durch komplizierte Vorschriften und aufwändige Verfahren. Zu viel wird an der Zentrale entschieden. Oft sehen die Vertretungen bessere Lösungen, die sich nicht umsetzen lassen, weil der Handlungsspielraum fehlt; oder weil die Vorschriften es verbieten.
VEKTOR soll klare Vorgaben, aber auch mehr Autonomie bringen, damit unsere Vertretungen das realisieren können, was die beste Wirkung erzielt.

Wer hat das Projekt initiiert?

VEKTOR ist Teil der Verwaltungsreform. Im Rahmen der Verwaltungsreform ist Frau Bundespräsidentin Calmy-Rey für den Querschnittsbereich Führung verantwortlich. Sie wollte in ihrem Departement ein Pilotprojekt nach den Prinzipien der modernen Verwaltungsführung realisieren. Zugleich sollte das Pilotprojekt dem EDA einen konkreten Nutzen bringen.

Wie geht Ihr Team vor bei der Erfassung der Aufgaben und Leistungen des Aussennetzes?

Zunächst eine Vorbemerkung: Die schweizerischen Auslandvertretungen arbeiten mit allen Departementen, aber auch mit Kantonen und Gemeinden zusammen. Dazu gehören neben den klassischen Dossiers der Aussenpolitik so unterschiedliche Aufgaben wie das Zivilstandswesen, die Handelsförderung oder die Imagewerbung für die Schweiz.
Gesetze und Verordnungen enthalten für diese Tätigkeiten die notwendigen Rechtsgrundlagen. Die Leistungen, die nach aussen erbracht werden, sind jedoch selten genau festgelegt. Um die Leistungen zu erfassen, über die zuvor kein Überblick bestand, sind wir daran, einen Leistungskatalog zu erarbeiten. Diese Arbeit kann nicht im Berner Elfenbeinturm erfolgen, sie wird zurzeit in enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen im Ausland erledigt.

Wie soll der Wechsel hin zu einer verstärkten Ressourcensteuerung erfolgen?

Indem klare Ziele formuliert und Vorgaben gemacht werden – im Verbund mit Budgets und zweckmässigen Controlling-Instrumenten. In dieser Hinsicht ist VEKTOR konventionell.

Bedeutet VEKTOR eine strategische Neuausrichtung des EDA-Aussennetzes?

VEKTOR ändert weder den Inhalt der Aussenpolitik noch den Umfang der Dienstleistungen in den Vertretungen.
Aber die Vertretungen werden grössere Autonomie bei der Umsetzung ihrer Ziele erhalten. Das wird nicht nur die Arbeit insgesamt interessanter machen und von Routinearbeiten entlasten, sondern auch das Erreichen der politischen Ziele erleichtern und die Dienstleistungsqualität verbessern.

Welche Konsequenzen soll VEKTOR bei der Bevölkerung auslösen?

Die Leute werden nach erfolgreichem Projektabschluss wissen, welche Leistungen wo und zu welchen Bedingungen im Ausland erhältlich sind. Es wird mehr Transparenz geben. Mit VEKTOR werden zusätzlich auch die Voraussetzungen geschaffen, um unsere Dienstleistungen eines Tages via Internet anbieten zu können – rund um die Uhr und überall.

Sehen Sie bei einzelnen Teilprojekten noch Schwierigkeiten bei der Umsetzung?

Wir sind auf Kurs. Der Leistungskatalog ist zu einem grossen Teil erarbeitet. Die wichtigsten Prozesse im Bereich der Dienstleistungen und der Betriebsführung sind abgebildet, das entsprechende Instrument wird gemäss Projektplanung dieses Jahr an die Vertretungen abgegeben.
Mit der Eidgenössischen Finanzverwaltung laufen die Gespräche zur Verbesserung des finanziellen Handlungsspielraums, zudem ändert sich die Budgetierung der Vertretungen bereits schon für 2008. Die Controllinginstrumente befinden sich im Aufbau und Überflüssiges wird entrümpelt.

Werden wohl die neuen Controlling- und Führungsinstrumente leicht übernommen werden oder erwarten Sie Akzeptanzprobleme?

Akzeptanz zu schaffen ist bei jeder Veränderung eine Herausforderung. Akzeptanz ist aber auch ein Modebegriff, der genau genommen eine Stimmung beschreibt und keinen Inhalt hat.
Viele freuen sich, denke ich, im Voraus über mehr Spielraum und Verantwortung. Andere sind unsicher, befürchten administrativen Mehraufwand, möchten Verantwortung vermeiden oder haben einfach genug von den vielen Veränderungen in der Verwaltung. Diese unterschiedlichen Reaktionen wurden erwartet und sind nicht ungewöhnlich.
Kommunikation ist für den Erfolg von Änderungsprojekten wichtig. Aber akzeptiert werden Veränderungen erst, wenn sie einen konkreten Nutzen in der täglichen Arbeit bringen. Verhalten wir uns nicht genau gleich, wenn etwas Neues angekündigt wird?

Was ist der härteste Brocken im Zusammenhang mit VEKTOR?

Spielraum bei der Verwendung der Finanzmittel zu erhalten. Heute geben hundertfünfzig Vertretungen dezentral Geld aus; und wir an der Zentrale müssen am Ende des Jahres erreichen, dass keine Ausgabenart die Vorgaben überschreitet. Es braucht wenig Phantasie, um sich die Schwerfälligkeit und die Schwierigkeiten einer solchen finanziellen Steuerung vorzustellen.
Trotz positiver Signale wissen wir heute noch nicht, wie weit das Finanzdepartement und letztlich der Bundesrat bereit sein werden, den nötigen Handlungsspielraum zu gewähren. Ideal wäre ein Globalkredit für den Betrieb des Aussennetzes.

Welches sind Ihre wichtigsten Erkenntnisse? Was ist im Rahmen einer Modernisierung von Steuerungs- und Führungsprozessen im Speziellen zu beachten?

Wichtig ist das Engagement auf oberster Stufe. Frau Bundespräsidentin Calmy-Rey unterstützt das Projekt nicht nur – sie hat es initiiert und ist die eigentliche Triebkraft. Dabei sind ihre Erfahrungen als ehemalige Finanzdirektorin des Kantons Genf von grossem Nutzen.
Das Projekt bezweckt die Ausrichtung der Tätigkeit auf die angestrebten Wirkungen. Denn Menschen sind Träger von Veränderungen. Deshalb müssen und sollen sie während der ganzen Projektdauer die Hauptrolle spielen – und nicht erst am Schluss bei der Umsetzung. Expertenwissen von aussen ist nötig, aber es muss unterstützend wirken.
Bei komplexen Vorhaben gibt es immer Verzögerungen und Rückschläge, aber auch unerwarteten raschen Fortschritt und neue Chancen. Es ist deshalb wichtig, ein Projekt wie VEKTOR nicht als rigides Räderwerk aufzubauen. Es soll unterschiedliche Geschwindigkeiten in den Teilbereichen zulassen.
Ein Projekt, das eine Neuausrichtung bezweckt – hin zum Denken und Handeln in Wirkungen – muss auch eine klare politische Vision haben. Im Falle von VEKTOR ist es das Engagement für einen modernen und leistungsfähigen öffentlichen Sektor.

Interview mit:

Botschafter Martin Dahinden, Direktor der Direktion für Ressourcen und Aussennetz im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA

Das Interview wurde durchgeführt von:

Webmasterin der SGVW-Wissensplattform